Mi az RFQ a beszerzésben? A

Kép ezt: 500 új irodai széket kell vásárolnia. Három különböző szállítót hív, és mindegyik eltérő árat, eltérő szállítási dátumot ad, és különféle dolgokat tartalmaz az ajánlatukba. Hogyan lehet összehasonlítani őket méltányosan? Honnan tudja, hogy a legjobb ajánlatot kapja, és nem csak a legolcsóbb árat?

Ez a pontos probléma a Idézet kérése (RFQ) a megoldásra tervezték.

Ha még nem ismeri a beszerzést, vagy csak frissítőre van szüksége, akkor a megfelelő helyre jött. Ez az útmutató nem csak meghatározza az RFQ-t-pontosan megmutatjuk, hogyan kell használni, kiegészítve a valós példákkal és ingyenes sablonokkal, amelyeket ma használhat.

Merüljünk be.

 

 

RFQ meghatározva: a versenyképes árképzésről szól

 

Dióhéjban az árajánlat -kérelem (RFQ) egy hivatalos dokumentum, amelyet a beszállítóknak küld, amikor pontosan tudja, mire van szüksége, és készen áll a vásárlásra.

Elsődleges célja az, hogy összehasonlítható árakat kapjon. Nem kreatív ötleteket vagy megoldásokat keres; Egy egyszerű kérdést tesz fel: " Ez a konkrét dolog , mi a legjobb árod?"

RFQ -t használ, ha az Ön igényei egyértelműek, számszerűsíthetők és valószínűleg nem változnak. Gondolj olyan dolgokra, mint például:

• 500 egység egy adott számítógépes modellből

• 10 000 méter egy adott osztályú acélból

• Irodai takarítási szolgáltatások egy 50 000 négyzetméteres épülethez egy évre

A kulcs itt a szabványosítás. Ha ugyanazokat a részletes követelményeket küldi több szállítónak, arra kényszeríti őket, hogy versenyezzenek egy szintű versenyfeltételeken. Ez a döntés adatközpontúvá teszi, nem pedig a bélérzésen alapul.

 

RFQ vs. RFP vs. RFI: A zavart átvágás

 

Itt sokan kiszabadulnak. Ez a három rövidítés összefügg, de nagyon eltérő célokat szolgálnak. Itt van a legegyszerűbb módja annak, hogy gondolkodjon rajta:

 

	Mikor kell használni	Az alapkérdés, amelyet feltesz
RFI (információ iránti kérelem)	Ön feltárja a piacot.	"Mit tehetsz?"
RFP (javaslat iránti kérelem)	Komplex problémája van, és megoldásra van szüksége.	"Hogyan oldaná meg ezt?"
RFQ (árajánlat kérése)	Pontosan tudja, mire van szüksége, és készen áll a vásárlásra.	"Mi az ára ennek?"

 

Itt van az üzlet: Az RFP elküldése, ha RFQ -ra van szüksége, felesleges munkával bosszantja a beszállítókat. Az RFQ küldése, ha RFP -re van szüksége, olyan megoldásokra fog ára, amelyek valójában nem felelnek meg az Ön igényeinek. A megfelelő szerszám kiválasztása a csata fele.

 

A 7 lépésből álló RFQ folyamat: a siker ütemterve

 

 

A nagy RFQ folyamat módszeres. Biztosítja a méltányosságot, az átláthatóságot, és a legjobb eredményt kapja. Bontjuk le.

1. lépés: Körözze az igényeit
Mielőtt egyetlen szót írna, légy 100% -ban egyértelmű, hogy mit vásárol. Hozzon létre egy részletes specifikációs lapot. Az irodai székek esetében ez magában foglalja a méreteket, az anyagokat, a súlykapacitást és a színt. A kétértelműség itt a legnagyobb ellenséged.

2. lépés: Építsd meg a Beszállítói rövid listára
Nem válhat csak egy kalapból neveket. Határozzon meg 3-5 képesített beszállítót, akiknek bizonyított eredményei vannak a szükségeshez. Ez az előminősítés elengedhetetlen az időmegtakarításhoz később.

3. lépés: Készítse el a RFQ dokumentum
Ez a terved. Az erős RFQ magában foglalja:

• Tiszta háttér és utasítások

• Részletes műszaki előírások

• Kereskedelmi feltételek (szállítási dátum, fizetési feltételek stb.)

• Egyértelmű benyújtási formátum (használja az alábbi sablonunkat!)

4. lépés: A kommunikáció indítása és kezelése
Küldje el az RFQ -t minden beszállítónak egyszerre. Állítson be egy reális határidőt (általában 1-3 hét). Rendelkezésre álljon minden tisztító kérdés megválaszolására, és megoszthatja a válaszokat  minden Az ajánlattevők a méltányosság fenntartása érdekében.

5. lépés: Válaszok fogadása és szervezése
Ahogy az idézetek bejönnek, naplózza be őket egy szabványosított táblázatba. Ez sokkal könnyebbé teszi a következő lépést.

6. lépés: Értékelje és díjat adjon
Ez nem csak a legalacsonyabb szám kiválasztásáról. Hozzon létre egy egyszerű eredménykártyát. Értékelje az egyes szállítóit az ár, a szállítási idő és a múltbeli teljesítmény alapján. A legalacsonyabb ár a hiányzó határidőkről ismert beszállítótól származhat - az a kockázat, amelyet vállalhat?

7. lépés: Tájékoztatás és a fedélzeten
Értesítse a nyertes szállítót, és ugyanolyan fontos, hogy tájékoztassa a többieket, miért nem választották ki őket. Ez jó hosszú távú kapcsolatokat épít fel. Ezután gyorsan mozogjon a szerződés aláírására.

 

RFQ a való világban

 

 

Az elmélet jó, de a gyakorlat jobb. Nézzük meg, hogyan működik ez a különböző iparágakban.

1. példa: Gyártás - Egyéni alkatrész beszerzése

• Forgatókönyv: Szüksége van 5000 egyedi méretű alumínium konzolra.

• Az RFQ -nak meg kell határoznia: Műszaki rajzok (CAD fájlok), anyagminőség (pl. Alumínium 6061), tűrésűek, felületi kivitel és csomagolási követelmények.

• Beszállítói kérdés: Ezen részletek nélkül az egyik szállító idézhet egy gyengébb ötvözetre, a másik pedig olyan költséges befejezést tartalmazhat, amelyre nincs szüksége. Az összehasonlítások értéktelenek lennének.

2. példa: IT beszerzés - laptopok vásárlása

• Forgatókönyv: 50 alkalmazottból álló új csapat felszerelése.

• Az RFQ -nak meg kell határoznia: pontos modellt vagy minimális specifikációkat (CPU, RAM, SSD), tartalmazza a szoftvert, a garancia hosszát és a szállítási ütemtervet.

• Pro tipp: Kérdezd meg a A tulajdonjog teljes költsége (TCO), amely magában foglalja a lehetséges jövőbeli javítások vagy hosszabb garancia árát, nem csak a matrica árát.

 

A modern RFQ: A fenntarthatóság integrálása

 

Manapság a beszerzés nem csak a költségekről szól. Az értékről szól. És ez magában foglalja a környezeti és társadalmi értéket is. Az RFQ egy hatékony eszköz a vezetéséhez fenntarthatósági célok.

Könnyedén hozzáadhat egy fenntarthatósági részt az RFQ -hoz olyan kérdésekkel, mint például:

• "Az újrahasznosított anyagok hány százalékát használják ebben a termékben?"

• "Biztosíthatja az etikai munkaügyi gyakorlatok dokumentációját?"

• "Mi a vállalat politikája a szén -dioxid -kibocsátás csökkentésével kapcsolatban?"

Ez azt jelzi a beszállítóknak, hogy értékeli a felelősségteljes üzleti gyakorlatokat, és konkrét adatokat ad a döntésbe.

 

5 Általános RFQ hibák, amelyek időt és pénzt fizetnek

 

Újra és újra láttuk ezeket a hibákat. Kerülje őket, és a görbe előtt áll.

1. Homályos specifikációk: "Szükségünk van néhány irodai székre" vadul eltérő idézeteket kap. Legyen konkrét.

2. A tulajdonjog teljes költségének figyelmen kívül hagyása: A legolcsóbb terméknek magas karbantartási költségei vagy rövid élettartama lehet. Gondolj a kezdeti áron.

3. Szegény Beszállítói előminősítés : Az RFQ küldése egy képzetlen beszállítónak mindenki idejét pazarolja. Először végezze el a házi feladatát.

4. Nem egyértelmű értékelési kritériumok: Ha a beszállítók nem tudják, hogyan fogják megítélni őket (pl. 70% ár, 30% -os szállítási sebesség), akkor nem adhatják meg a legjobb ajánlatot.

5. A kommunikáció "fekete lyuka": nem válaszol a kérdésekre, vagy nem ad visszajelzést a sikertelen ajánlattevők számára.

 

Az eszközök kiválasztása: A táblázatoktól a speciális platformokig

 

Az RFQ -folyamat kezelésének módja az, hogy a vásárlás bonyolultságától és mennyiségétől függ.

• Táblázatok és e -mailek: Tökéletes az egyszerű, ritka RFQ -kkal rendelkező kisvállalatok számára. Szabad és rugalmas, de gyorsan kaotikussá válhat.

• E-beszerző platformok : Az olyan eszközök, mint a FairMarkit vagy a Deep Stream, automatizálják a teljes folyamatot - az RFQ -k elküldésétől a válaszok gyűjtéséig és elemzéséig. Ez egy hatalmas időmegtakarítás a gyakori, összetett beszerzéshez.

• Teljes lakosztály-beszerzési szoftver: Az olyan megoldások, mint a Sievo vagy a Coupa, integrálják az RFQ-kat egy nagyobb beszerzési ökoszisztémába, összekapcsolva őket szerződésekkel, az elemzéseket és a számlázást.

A választásának egy kérdésre kell alapulnia: Mennyi időt pazarolunk jelenleg a kézi RFQ feladatokat?

 

A cselekvési terv és az ingyenes eszközkészlet

 

Most már felkészült egy RFQ folyamat futtatására, amely tisztességes, hatékony és valós értéket nyújt.

Így kezdje el:

1. Azonosítsa a kísérleti projektet egyértelmű, egyértelmű követelményekkel.

2. Töltse le az ingyenes RFQ eszközkészletet, hogy elinduljon.

3. Futtassa az RFQ-ját a fent vázolt 7 lépésből álló eljárás segítségével.

 

Gyakran feltett kérdések: Az RFQ folyamat elsajátítása

 

1. K: Hány beszállítóhoz kell küldenem RFQ -t?

A: Van egy édes folt. Lehet, hogy csak 2-3 beszállítónak való elküldés nem hoz létre elegendő versenyt. A 10+ -ra történő küldés nem hatékony és terhes az Ön és nekik. Javasoljuk a rövid listát 4–6 előminősített beszállító - Ez egészséges lehetőségeket kínál az összehasonlításhoz anélkül, hogy túlterhelné a folyamat hatékony kezelésére való képességét.

 

2. K: Mit tegyek, ha egy szállító tisztázást kér, miután elküldtem az RFQ -t?

A: Ez gyakori, és egy elkötelezett szállító jele. Az aranyszabály az átláthatóság és igazságosság - Válaszoljon a kérdésre egyértelműen, majd küldje el a pontos pontosítást minden beszállító, aki megkapta az RFQ -t. Ez biztosítja a szintű versenyfeltételeket, és megakadályozza, hogy az egyetlen ajánlattevő információs előnye legyen.

 

3. K: Az RFQ jogilag kötelező érvényű, miután egy szállító ajánlatot nyújt be?

A: Nem, nem jellemzően. Az RFQ a beszállítók meghívása ajánlatot (idézetük). Nem köteles elfogadni egyiket sem. A jogi szerződés csak akkor alakul ki, ha hivatalos kiadást ad ki Megrendelés (PO) Vagy írjon alá egy szerződést az idézet alapján. Mindig vegye be a nyelvet az RFQ -ba, kijelentve, hogy ez nem a vásárlás elkötelezettsége.

 

4. Kérdés: A szállító idézete sokkal alacsonyabb volt, mint a többiek. Ez mindig a legjobb választás?

A: Légy óvatos. A lényegesen alacsonyabb árajánlat vörös zászló lehet. Lehet, hogy a beszállító félreértette a követelményeket, alacsonyabb minőségű anyagokat használ, vagy költségszámítási hibát követett el (amelyet később megpróbálhatnak kijavítani). Az Ön felelőssége, hogy ezt az ajánlatot óvatosan vizsgálja meg, és tisztázza a kérdéseket, mielőtt a vállalkozást odaítéli.

 

5. K: Tárgyalni tudok az RFQ válaszok fogadása után?

A: Teljesen. Az RFQ folyamat gyakran megnyitja az ajtót a tárgyalásokhoz. Visszatérhet a preferált beszállítóihoz, és megkérdezheti, hogy javíthatják -e ajánlatát, különösen, ha egy másik képzett szállítóval rendelkezik versenyképesebb ajánlatával. Ez az utolsó lépés gyakran még jobb kifejezéseket vagy árakat is biztosíthat.

 

6. K: Meddig kell adnom a beszállítókat a válaszadáshoz?

A: Ez a bonyolultságtól függ. Az egyszerű, a polcon kívüli termékekért, 1-2 hét általában elegendő. A bonyolultabb, egyedi termékek vagy szolgáltatások számára engedélyezze 2-4 hét - Mindig légy reális - a beszállítók pontatlan idézetekhez vezethetnek, vagy elriaszthatják a legjobb partnereket az ajánlattételtől.

 

7. K: Mi a legjobb módja az inkumbens beszállítónak (a jelenlegi szolgáltatónk) kezelésére?

A: Helyezze be őket a folyamatba, de ne adjon nekik különleges kezelést. Ugyanazon feltételekkel kell versenyezniük, mint az új potenciális beszállítók. Ez elengedhetetlen annak igazolásához, hogy továbbra is tisztességes piaci árat és jó szolgáltatást kap. Időnként az inkumbens nyer, és a folyamat megerősíti azok értékét; Más esetekben egy jobb partnert talál.

 

8. Q: A kulcsfontosságú szállító elutasította az RFQ -ban való részvételt. Miért tennék ezt?

A: Van néhány általános oka. Lehet, hogy teljes kapacitásúak és túl elfoglaltak az új munkák elvégzéséhez. Lehet, hogy az RFQ -ja nem lehet pénzügyi szempontból elég vonzó számukra. Vagy úgy érzékelhetik, hogy az Ön folyamatát tisztességtelennek vagy elfogultnak tekintik az olcsóbb versenytárs felé. Érdemes udvarias nyomon követési hívást érni, hogy megértsék az okaikat-a visszajelzésük felbecsülhetetlen értékű lehet.

 

9. K: Mindig odaítélnünk kell a legalacsonyabb árú, képzett ajánlattevőnek?

A: Nem feltétlenül. A cél a legjobb érték , nem csak a legalacsonyabb ár - Tiéd értékelési kritériumok ezt tükröznie kell. Ha a szállító 5% -kal drágább, de 10% -kal jobb szállítási időt és kiváló értékesítés utáni támogatást kínál, akkor nagyobb általános értéket nyújthatnak vállalkozásának. Használjon pontozási modellt, hogy ezt a döntést objektíven hozza meg.

 

10. K: Digitális aláírásokat használunk. Érvényes -e egy e -mailes árajánlat, amelynek digitális aláírása van?

A: A legtöbb üzleti kontextusban igen. Az elektronikus aláírást vagy akár az e -mailben küldött cég levélpapíron történő hivatalos árajánlatot általában a szállító érvényes és kötelező ajánlatának tekintik. Csak győződjön meg arról, hogy az RFQ feltételei szerint az elektronikus beadványok elfogadhatók -e.