Hogyan lehet mérni a fenntarthatóságot a beszerzésben KPI -k: Gyakorlati útmutató

Ismersz téged kellene mérje meg a fenntarthatóságot. A vezérigazgatója kérdezi. Az ügyfelek elvárják. És őszintén szólva, ez a helyes dolog.

De itt van a probléma: van egy listája a potenciális KPI -kről, de nincs egyértelmű ötlet, hogyan lehet őket tényleges számokká alakítani. Mi a képlet? Hol találja meg az adatokat? És hogyan kezdje el anélkül, hogy elárasztaná?

Ismerősnek hangzik? Nem vagy egyedül.

Ez az útmutató más. Túllépünk az elméleti listákon. Világos, lépésről lépésre adunk neked egy tiszta, lépésről lépésre a kiszámítását, a nyomon követést és a jelentést a Fenntartható beszerzési teljesítmény - Készítsük fel a mérési stratégiát az alapoktól kezdve.

 

 

Miért a legtöbb KPI kezdeményezések Kudarc (és hogyan lehet elkerülni a csapdát)

 

Sok vállalat lelkesedéssel kezdi. Összegyűjtik a lenyűgöző hangzású mutatók hosszú listáját. Ezután a valóság eltalálja.

Rájönnek, hogy az adatok szétszóródnak a különböző osztályokon. A képletek nem egyértelműek. És fogalmam sincs, hogy mely mutatók az előbb prioritást élveznek. A projekt standjai, és a fenntarthatóság továbbra is "kedves" beszélgetési pont.

A siker titka nem hosszabb lista. Ez egy okosabb keret. Szüksége van egy strukturált megközelítésre, amely növekszik a programjával.

 

Egy egyszerű Háromlépcsős keretrendszer A KPI -kért

Gondoljon a KPI -kre három rétegben, az alapvető megfeleléstől a stratégiai hatásig. Ez segít a kicsi elindításában és a méretarányban.

• 1. szint: megfelelés KPI -k - "Betartjuk a szabályokat?"

  • Ezek az alapja. Nyomon követik az alapvető politikák betartását. Gyakran a legkönnyebben mérhetők és a kockázatkezelésről szólnak.

  • Példák: Beszállítói magatartási kódexjelentés, a magas kockázatú beszállítók százalékos aránya.

• 2. szint: Performance KPIS - "Hogy állunk?"

  • Miután az alapítványt beállították, ezek a mutatók megmutatják, hogy a fenntarthatóság hogyan integrálódik a napi műveletekbe és a kiadásokba.

  • Példák: Fenntartható kiadási százalék, átlagos beszállítói ESG pontszám.

• 3. szint: Impact KPIS - "Milyen értéket teremtünk?"

  • Ez a stratégiai szint. Ezek a KPI -k összekapcsolják a beszerzési tevékenységeket a szélesebb üzleti és környezeti célokkal. Ők a legerősebbek a vezetés jelentésére.

  • Példák: Csökkent a szén -dioxid -kibocsátás, a felhasznált újrahasznosított tartalom mennyisége.

Ez a keret megakadályozza, hogy mindent egyszerre próbáljon megtenni. Kezdheti az 1. szinttel, és onnan építhet.

 

Az alapvető KPI könyvtár: képletek és valós számítások

 

Itt az elmélet megfelel a gyakorlatnak. Bontjuk le a legértékesebb KPI -ket pontos képletekkel és valós számokkal.

 

 

KPI 1: Fenntartható kiadási százalék

• Mit mond neked: A teljes kiadások aránya, amely igazodik a meghatározott fenntarthatósági kritériumokhoz.

• A képlet:
  (Total Spend with Pre-Qualified Sustainable Suppliers / Total Procurement Spend) x 100

• Hol lehet megtalálni az adatokat: Az ERP vagy a Töltsön elemző rendszert. A tanúsított/preferált beszállítók listája.

• Dolgozott példa:

  • Tegyük fel, hogy az "ABC Manufacturing" cégének teljes beszerzési kiadása 1 000 000 dollár volt az elmúlt negyedévben.

  • Az Ön által a tisztességes kereskedelem tanúsítvánnyal rendelkező vagy legmagasabb szintű Ecovadis besorolása 350 000 dollár volt.

  • Az Ön számítása: ($350,000 / $1,000,000) x 100 = 35%

  • KPI -je: A fenntartható kiadási százaléka 35%.

 

KPI 2: Beszállító ESG ellenőrzés Befejezési ráta

• Mit mond neked: Mennyire hatékonyan kezeli a kockázatot a legkritikusabb ellátási lánc területein.

• A képlet:
  (Number of High-Risk Suppliers Audited for ESG / Total Number of Identified High-Risk Suppliers) x 100

• Hol lehet megtalálni az adatokat: a beszállítói kockázatértékelési adatbázis; Belső ellenőrzési nyilvántartások.

• Dolgozott példa:

  • Az ipar és helyük alapján 50 beszállítót "magas kockázatú" -ként azonosított.

  • Az elmúlt 12 hónapban 18 -ra befejezte az ESG -ellenőrzéseket (a helyszínen vagy a távoli).

  • Az Ön számítása: (18 / 50) x 100 = 36%

  • Az Ön KPI -je: Az Ön beszállítója ESG ellenőrzési kitöltési aránya 36%.

 

KPI 3: Szén -dioxid -kibocsátás csökkentése (3. szintű ütés)

• Mit mond neked: A fenntartható beszerzési döntések kézzelfogható környezeti előnye.

• A képlet:
  (Baseline Emissions from Transportation & Materials - Current Emissions from Transportation & Materials)

  • MEGJEGYZÉS: Ehhez gyakran együtt fog működni az LCA (életciklus -értékelési) adatokkal vagy olyan eszközökkel, mint az Ecovadis Carbon Action modul.

• Hol lehet megtalálni az adatokat: Szállító-specifikus kibocsátási adatok, logisztikai partner jelentések, LCA adatbázisok.

• Dolgozott példa:

  • Tavaly egy termékcsalád logisztikája 500 tonna CO2 -t termelt.

  • Ebben az évben egy 200 mérföldes közelebbi szállítóra váltva, és egy elektromos járműflotta hordozóját használva a kibocsátások 380 tonnára estek.

  • A számításod: 500 tons - 380 tons = 120 tons

  • KPI-je: 120 tonnás csökkentést ért el a CO2-kibocsátásban.

 

A 3-fázisod Végrehajtási ütemterv : Nullától hősig

 

Ne próbálja forralni az óceánt. Itt van egy gyakorlati terv, hogy ezt ki lehessen dobni.

 

 

1. fázis: Alapítvány (első 3 hónap)

• Cél: Bizonyítsa be a folyamatot, és gyors nyerjen.

• Művelet: Válasszon egy vagy két 1 -es KPI -t. Beszállítói magatartási kódex A bejelentkezési arány remek hely a kezdéshez. Kövesse nyomon manuálisan egy táblázatban. Szerezze be az új beszállítóinak 100% -át aláírásához.

 

2. fázis: Lendület (4-12. Hónap)

• Cél: Integrálja a fenntarthatóságot az alapvető beszerzési döntésekbe.

• Művelet: Mutasson be egy 2. szintű KPI -t, mint például a fenntartható kiadási százalékot. Kezdje el használni az ingyenes műszerfal sablonját (lent) az előrehaladás megjelenítéséhez. Képzze meg csapatát a "fenntartható beszállítók azonosítására."

 

3. fázis: Stratégiai hatás (2. év és azt követően)

• Cél: Mutassa be a program pénzügyi és márkaértékét.

• Művelet: fogadjon el egy 3. szintű ütés KPI -t, például a szén -dioxid -kibocsátás csökkentését. Fektessen be speciális szoftverekbe a pontosabb adatokhoz. Kezdje el az eredmények bejelentését az éves jelentések és a vezetés során.

 

A kereskedelem eszközei: A táblázatoktól a szoftverig

A kezdéshez nincs szüksége hatalmas költségvetésre.

• Táblázatok (Excel/Google Sheets): Tökéletes az 1. fázishoz. Rugalmasak, és mindenkinek megvan. A hátránya? Kéziek és rendetlenekké válhatnak.

• BI & vizualizációs eszközök (Power BI, Tableau): Kiváló a 2. fázishoz. Csatlakoznak az Ön adataihoz, és hatékony, automatizált műszerfalakat hoznak létre a jelentésekhez.

• Speciális fenntarthatósági platformok (Ecovadis, Sievo): A 3. fázis választása. Automatizálják az adatgyűjtést a beszállítóktól, ipari referenciaértékeket biztosítanak, és segítenek kiszámítani az olyan összetett mutatók, mint a szénlábnyom.

 

A cselekvési terv és az ingyenes műszerfal sablonja

 

Most megvan a terv. Az egyetlen dolog, amit meg kell tennie, a kezdés.

1. Határozza meg az első KPI -t: A keret alapján válasszon egy mutatót az 1. szintből.

2. Keresse meg az adatokat: Beszéljen pénzügyi vagy műveletekkel. Keresse meg, hol él ez az adatok.

3. Számítsa ki az alapvonalat: Használja a fenti képleteket, hogy megnézze, hol áll ma.

Ennek hihetetlenül egyszerűvé tétele érdekében létrehoztunk egy fenntartható beszerzési KPI indítókészletet.

 

Gyakran feltett kérdések: A fenntarthatósági KPI -k végrehajtása

 

1. K: Hogyan kapjuk meg Belső beszerzés és költségvetés A fenntarthatósági KPI -k nyomon követésére?

A: Kezdje azzal, hogy elmondja a pénzügyi igazgatójának nyelvét. Ne vezesse a "jó érzés" aspektusát. Ehelyett olyan üzleti esetet készítsen, amely a kockázatcsökkentésre (a jövőbeli megfelelési bírságok elkerülésére), a költségmegtakarításra (pl. Az energiahatékony beszállítóktól) és a bevételek növekedésére (az ESG-tudatos ügyfelek számára vonzó). Egy kis kísérleti projekt egy üzleti egységgel erőteljes koncepcióként szolgálhat a további finanszírozás biztosítása érdekében.

 

2. K: Mi a legnagyobb adat kihívással szembesülünk, és hogyan tudjuk legyőzni?

A: A legnagyobb akadály gyakran a beszállítók, különösen a kisebbek következetlen adatai. Ezt az egyszerű elindításával legyőzheti. Ne kérjen 100 adatpontot. Kezdje egy rövid, kötelező beszállítói önértékelési kérdőív segítségével. Használhatja ki a harmadik fél besorolási platformjait (például az Ecovadis), amelyek már összegyűjtik és szabványosítják ezeket az adatokat, megtakarítva az erőfeszítéseket.

 

3. K: Hány KPI -t kell elkezdenünk a nyomon követésről?

A: Ellenálljon a vágynak, hogy nyomon kövesse mindent. Ez egy gyors pálya a kiégéshez. Légy brutálisan pragmatikus. Kezdje legfeljebb háromnál. Válasszon egyet a tárgyalt keret minden egyes rétegéből. Ez megőrzi az erőfeszítéseket, és lehetővé teszi a csapat számára, hogy megtanulja, alkalmazkodjon és bizalmat teremtsen a méretezés előtt.

 

4. K: Szállítóink vonakodnak megosztani a fenntarthatósági adatokat. Mit tehetünk?

A: Az átláthatóság egy kétirányú utca. Elmagyaráz Miért Szüksége van az adatokra és annak felhasználására - nem büntetésre, hanem együttműködésre és fejlesztésre. Ajánlat, hogy ossza meg a megállapítások összefoglalását, hogy javuljon. A legfontosabb, hogy a beszállítói szerződés és az előminősítési folyamat részévé tegye, így ez egy szokásos elvárássá, nem pedig opcionális kéréssé.

 

5. K: Hogyan kezelhetjük azt a helyzetet, amikor a fenntarthatósági KPI-k ütköznek a költségmegtakarító célokkal?

A: Ez a klasszikus beszerzési dilemma. A legfontosabb az elemzés A tulajdonjog teljes költsége (TCO), nem csak az egységár. Egy "olcsóbb" összetevő több energiát fogyaszthat, ami magasabb költségeket eredményez az ügyfelek számára. Keretje a döntést a hosszú távú érték és a kockázat körül. Mutassa meg, hogy a fenntartható szállítóval szemben kissé magasabb előzetes költségek megakadályozzák a hírnévvel kapcsolatos károkkal, újbóli beszerzéssel vagy szabályozási bírságokkal kapcsolatos jövőbeni költségeket.

 

6. K: Kinek a szervezetünkben "birtokolnia" ezeket a KPI -ket?

A: A fenntarthatóság nem élhet silóban. A beszerzési csoportnak tulajdonosa az adatgyűjtés és a jelentések, de szorosan együttműködniük kell a Fenntarthatósági Osztály (ha van ilyen), pénzügyi (kiadási adatok) és műveletek (teljesítményadatokhoz). Készítsen egy kicsi, többfunkciós csapatot annak biztosítása érdekében, hogy a KPI-k relevánsak legyenek, és az adatok pontosak legyenek.

 

7. K: Milyen gyakran kell felülvizsgálnunk és beszámolnunk ezekről a mutatókról?

A: A KPI -től függ. Az operatív KPI -k (mint például a fenntartható kiadás %) havonta vagy negyedévente felülvizsgálhatók a szokásos beszerzési áttekintésekben. A stratégiai hatást a KPI-k (mint például a szén-dioxid-csökkentés) általában féléves vagy éves alapon jelentik a vezetésnek. A kulcs a konzisztencia - a rendszeres ütemterv jelentése az időbeli trendek nyomon követésére.

 

8. K: Mi van, ha iparunknak nincs szabványosított fenntarthatósági mutatója?

A: Nagyszerű lehetősége van arra, hogy vezető legyen. Kezdje azzal, hogy elfogadja a legrelevánsabb globális kereteket (például az ENSZ fenntartható fejlődési célokat vagy a GRI szabványokat), és adaptálja azokat a kontextushoz. Együttműködés az ipari szövetségekkel a közös szabványok kidolgozása érdekében. Időközben összpontosítson a saját előrehaladásának nyomon követésére az előző év azonos időszakához képest. A belső referenciaértéke az, ami a leginkább számít.

 

9. K: Használhatjuk ezeket a KPI -ket a beszerzési csapat ösztönzésére?

A: Teljesen, de légy óvatos. A bónuszok közvetlen kötése az egyes KPI -célokhoz nem szándékos következményekhez vagy a rendszer "játékához" vezethet. Jobb megközelítés az, hogy a fenntarthatósági teljesítményt a teljesítmény-áttekintések és az objektív meghatározás kulcsfontosságú elemévé tegyük. Ünnepelje azokat a csapatokat, amelyek javulást és innovatív gondolkodást mutatnak ezen a területen, és elősegítik a felelősségkultúrát, ahelyett, hogy csak egy számot ütnének el.

 

10. K: Hogyan biztosíthatjuk, hogy a KPI-programunk továbbra is releváns, és nem válnak "ellenőrző doboz" gyakorlat?

A: Ütemezze az éves "KPI egészségügyi ellenőrzést". Gyűjtse össze a funkcionális csapatát, és kérdezze meg: ezek a mutatók továbbra is a megfelelő viselkedést hajtják végre? Még mindig értékes betekintést kapunk? Vannak -e új fenntarthatósági kockázatok vagy lehetőségek, amelyeket meg kell mérnünk? Ez biztosítja, hogy a program fejlődjön a stratégiájával és a külső tájral, dinamikus és értékes maradva.