Melyek a négy típusú beszerzés? Iránymutatások és ipari esetek

Amikor a vállalatának nyersanyagokat, szoftver előfizetéseket, takarítási szolgáltatásokat és új irodaépületeket kell vásárolnia, ugyanazt használja -e beszerzési megközelítés Mindannyian? Ha nem válaszolt, akkor már felismeri, hogy a különböző vásárlások különböző stratégiákat igényelnek - akár rájössz, akár nem.

A beszerzés négy típusának megértése nem csak az akadémiai elmélet. Ez az alapja a kiadások optimalizálásának, a kockázat kezelésének és a valós stratégiai érték vezetésének. Bontjuk le, hogy az egyes típusok valójában mit jelentenek, és hogyan lehet azokat alkalmazni a szervezetében.

 

 

A zavar tisztítása: A 4 beszerzési típus meghatározott

 

A legtöbb beszerzési megbeszélés ezt tévednek a túl egyszerűsítéssel. Itt van, amit valójában tudnod kell:

Közvetlen beszerzés : A pénzszerzési cuccok
Ez az, ami bekerül a végtermékébe vagy szolgáltatásába. Ha gyártó vagy, ez a nyersanyagok. Ha étterem vagy, az az étel összetevői. Ha szoftvervállalat vagy, akkor a felhőinfrastruktúra közvetlenül támogatja a terméket.

Itt van az üzlet: A közvetlen beszerzés közvetlenül befolyásolja a bevételét. Amikor ezek a kellékek leállnak, a termelés leáll. Ezért követeli Stratégiai kapcsolatok a beszállítókkal , nem csak a tranzakciós vásárlás.

Közvetett beszerzés : A "Tartsa meg a lámpákat" kiadások
Ez minden, ami folyamatosan működteti vállalkozását, de nem kerül a végtermékbe. Gondoljon irodai kellékekre, közművek, karbantartási berendezések és szoftver előfizetésekre, például a Slack vagy a Microsoft Office.

A kihívás? Ez a kiadások gyakran széttöredezettek az osztályok között, és hiányzik a láthatóság. De itt van a lehetőség: A közvetett beszerzés stratégiai menedzsmentje gyors győzelmet és jelentős költségmegtakarítást eredményezhet.

Szolgáltatások beszerzése: Az a szakértelem, amelyben nincs házon belül
Ez mindent tartalmaz, a tanácsadó és marketing ügynökségektől az ideiglenes személyzetig és a speciális vállalkozókig. A nagy különbség? Tudást és eredményeket vásárol, nem pedig fizikai termékeket.

A kulcs Szolgáltatások beszerzése az, hogy a teljesítményeket és a kapcsolatokat kezeli, nem pedig a készletet. Ehhez különböző szerződéseket, eltérő értékelési módszereket és különböző kapcsolatok kezelési megközelítéseit igényel.

Tőkeköltségek (CAPEX) beszerzése: A nagy befektetések
Ez a hosszú távú eszközvásárlás-új létesítmény építése, fő berendezések vagy vállalati szoftverrendszerek vásárlása. Ezeknek a döntéseknek többéves pénzügyi következményei vannak, és általában végrehajtó jóváhagyást igényelnek.

Mitől különbözik a Capex? Az értékelési folyamat hosszabb, a tét magasabb, és olyan döntéseket hoz, amelyek az elkövetkező években befolyásolják vállalkozását.

 

Az ipari lencsén keresztül: valós alkalmazások

 

Az elmélet szép, de hogyan működik ez valójában a különböző iparágakban? Hadd mutassam meg.

 

A gyártásban:

• Közvetlen: acél, műanyag gyanták, elektronikus alkatrészek

• Közvetett: biztonsági berendezések, gépi kenőanyagok, gyári karbantartási kellékek

• Szolgáltatások: berendezések javítása, logisztika és szállítás, ideiglenes munka

• CAPEX: Ipari robotok, gyártósorok gépei, raktár bővítése

Technológiában:

• Közvetlen: felhőalapú számítástechnikai erőforrások, adatközpontok hardver az ügyféllel szembeni termékekhez

• Közvetett: irodai bútorok, termelékenységi szoftverek, csapat ebédek

• Szolgáltatások: Szoftverfejlesztési vállalkozók, kiberbiztonsági ellenőrzések, digitális marketing ügynökségek

• CAPEX: Vállalati központ, adatközpontok építése, fő szoftverplatform -engedélyek

Az egészségügyi ellátásban:

• Közvetlen: Gyógyszerek, műtéti eszközök, orvosi implantátumok

• Közvetett: adminisztratív kellékek, takarítási szolgáltatások, beteg ágynemű

• Szolgáltatások: Orvosi berendezések karbantartása, ideiglenes ápolószemélyzet, informatikai támogatás

• CAPEX: MRI gépek, kórházi szárny építés, elektronikus egészségügyi nyilvántartási rendszerek

A minta itt elengedhetetlen: az iparág meghatározza, hogy melyik beszerzési típus érdemel a legnagyobb figyelmet és erőforrásokat.

 

A kisvállalati parancsikon: Egyszerűsített megközelítés

 

 

Ha egy kisebb szervezetben tartózkodik, akkor a négytípusú modell túlterhelőnek érzi magát. Így adaptálhatja:

A beszerzés 80/20 szabálya:
Az erőfeszítések 80% -át a kiadások 20% -ára összpontosítsa, amely valóban árthat vállalkozásának, ha rosszul kezeli.

Három egyszerűsített kategória:

1. Pénzgyűjtő anyagok (A közvetlen beszerzés verziója)

   • Bármi, ami közvetlenül befolyásolja az ügyfeleknek való szállítás képességét

   • Kezelje a stratégiai beszállítói kapcsolatokkal és a biztonsági mentési tervekkel

2. Üzleti alapvető elemek (A közvetett és szolgáltatások kombinálása)

   • Minden szükséges a műveletek futtatásához

   • Összpontosítson a konszolidációra és a hatékonyságra

3. Játékváltoztató befektetések (A capexed)

   • Főbb vásárlások, amelyek növelik vagy átalakítják vállalkozását

   • Alapos ROI -elemzést és végrehajtási bemenetet igényel

Láttam, hogy a kisvállalatok 15-20% -ot takarítanak meg teljes kiadásukra, csak az egyszerű kategorizálási rendszer megvalósításával.

 

Beszerzés a céllal: A fenntarthatóság integrálása

 

Manapság minden beszerzési döntés környezeti és társadalmi következményekkel jár. Íme, hogyan lehet a fenntarthatóságot minden beszerzési típusba építeni:

A közvetlen beszerzéshez:
Kérdezze meg a beszállítóit: "Mi a szénlábnyoma ezeknek az anyagoknak az előállításához?" és "Tudna -e átláthatóságot biztosítani az ellátási lánc munkaügyi gyakorlatába?"

A közvetett beszerzéshez:
Válasszon olyan beszállítókat, akik fenntartható alternatívákat kínálnak-például újrahasznosított irodai kellékeket vagy energiahatékony berendezéseket. A kis változások itt gyorsan összeadódnak.

A szolgáltatások beszerzéséhez:
Értékelje a potenciális partnereket sokféleségi politikájuk, tisztességes bérgyakorlatok és környezeti kötelezettségvállalásokról. Értékeik a márkád kiterjesztésévé válnak.

-Ra Tőkeköltségek:
Tegye ki az energiahatékonyságot és a környezeti hatás legfontosabb kritériumait az értékelés során. Hogy az új gyártási berendezést mind a költség, mind a szén -dioxid -termelés szempontjából meg kell vizsgálni.

A legjobb rész? Fenntartható beszerzés Gyakran igazodik a költségmegtakarításhoz. Az energiahatékony berendezések működése kevesebb költsége. Az etikai beszállítók általában jobb megtartással és minőséggel rendelkeznek.

 

A négylépéses cselekvési terved: az elmélettől az eredményekig

A kategóriák ismerete az egyik dolog - a másik. Itt van az ütemterv:

1. lépés: magatartás a Kiadási elemzés
Az elmúlt 12 hónapban húzza az adatokat a számviteli rendszeréből. Kategorizálja minden jelentős vásárlást. Valószínűleg felfedezheti a kiadási mintákat, amelyeket soha nem vett észre.

2. lépés: Térkép a négy típushoz
Rendeljen minden kiadási kategóriát a négy beszerzési típus egyikéhez. Ez önmagában feltárja, hová kell koncentrálni a figyelmét.

3. lépés: Kategória stratégiák kidolgozása

• Közvetlenül: Összpontosítson a beszállítói kapcsolatokra és a kockázatkezelésre

• Közvetett: hajtás hatékonysága és konszolidációja

• Szolgáltatások: Hangsúlyozzák az átlátszó eredményeket és a teljesítménymutatókat

• CAPEX: Végezze el a szigorú értékelési és ROI elemzést

4. lépés: Végezze el és finomítsa
Először kezdje el a legmagasabb költségű kategóriákkal. Képzze meg a csapatát, hozzon létre új folyamatokat, és állítson be rendszeres felülvizsgálati ciklusokat.

 

Mérni a számít: KPI -k az egyes kategóriákhoz

 

Nem javíthatja azt, amit nem mér. Itt vannak a legfontosabb mutatók az egyes beszerzési típusokhoz:

Közvetlen beszerzés KPI -k:

• Beszállítói hibák aránya

• Időben történő szállítási teljesítmény

• A tulajdonjog teljes költsége (nem csak a vételárat)

Közvetett beszerzés KPI -k:

• A folyamat hatékonysága (a megrendelési ciklus ideje)

• Az előnyben részesített beszállítóknak való megfelelés

• Költségmegtakarítás az előző periódusokkal szemben

Szolgáltatások beszerzése KPIS:

• Szolgáltatási szintű megállapodás (SLA) megfelelés

• Belső érdekelt felek elégedettsége

• Költségvetési betartás

Tőkeköltségek KPI -k:

• A projekt befejezése időben és költségvetésben

• A befektetés megtérülése az előrejelzésekkel szemben

• Eszközfelhasználási arányok

 

Ingyenes beszerzési transzformációs eszközkészlete

 

Ez nagyon sokat érezhet a megvalósításhoz, ezért készítettünk eszközöket a praktikussá.

[Töltse le az ingyenes beszerzési osztályozási eszközkészletet]

Megkapod:

• Kiadási elemzési sablon (Excel) - A jelenlegi kiadások kategorizálása

• Beszállítói értékelési eredménykártya - A gyártók objektív összehasonlításáért

• Beszerzési egészségügyi ellenőrzés értékelése - Hogy azonosítsa a legnagyobb lehetőségeit

• Megvalósítási ellenőrző lista - Tehát nem hiányzik semmiféle kritikus lépés

Pontosan ugyanazok az eszközök, amelyeket ügyfeleinkkel használunk, hogy segítsenek nekik a világszínvonalú beszerzési műveletek felépítésében.

 

A következő lépéseid

Kezdje egy területet. Válassza ki a legmagasabb kiadású kategóriát, és alkalmazza a megfelelő stratégiát. Az Ön által megszerzett betekintés valószínűleg fizet az erőfeszítésekért az első néhány hónapban.

Ne feledje, hogy a cél nem a tökéletesség - ez az előrelépés. Minden lépés, amelyet a stratégiai beszerzési menedzsment felé tett, összetett hozamot eredményez.

Készen áll a beszerzési megközelítés átalakítására? Töltse le a fenti ingyenes eszközkészletet, vagy ha személyre szabott útmutatást szeretne, [ütemezzen egy ingyenes konzultációt beszerzési szakértőinkkel]. Segítünk abban, hogy ezeket a kereteket alkalmazza az Ön sajátos üzleti környezetében.

 

Gyakran feltett kérdések: A beszerzési kategorizálás elsajátítása

 

1. K: Hogyan kezelhetjük azokat a vásárlásokat, amelyek úgy tűnik, hogy egynél több kategóriába illeszkednek?

A: Ez gyakori. A legfontosabb az, hogy azonosítsuk a elsődleges üzleti cél - Például a laptopok vásárlása az új szoftverfejlesztők számára a Közvetlen beszerzés, ha a terméket építik, de Közvetett Ha a HR csapatnak vannak. Hozzon létre egy egyszerű szabályt: "Melyik P&L sor tételt támogatja ez a költség?" Ez általában tisztázza a kategóriát.

 

2. K: Cégünk gyorsan növekszik. Mikor kell formálisan elkülöníteni a különféle beszerzési típusok kezelését?

A: A jó hüvelykujjszabály az, amikor az éves kiadások olyan pontot érnek el, ahol bármely kategóriába tartozó 10% -os megtakarítás igazolja a dedikált részmunkaidős szerepet. A legtöbb vállalkozás számára ez körülbelül az 5-10 millió dolláros éves kiadási jel. Előtte használja az egyszerűsített háromkategóriás modellt, de hozzárendeljen egy "tulajdonosot" a meglévő csapatban.

 

3. K: Hogyan szerezhetünk más osztályokat (például marketing vagy K + F), hogy kövessék ezeket a beszerzési kategóriákat?

A: Ne vezesse a beszerzési kerettel. Ehelyett partner velük a problémáik megoldása érdekében. A marketing, a keretszolgáltatások beszerzését az ügynökségeik jobb eredményeinek elérése érdekében. A K + F esetében a közvetlen beszerzés kerete annak érdekében, hogy megbizonyosodjon arról, hogy soha nem fogynak el a kritikus anyagok. Amikor látják céljaik értékét, az örökbefogadás következik.

 

4. K: Nonprofit szervezetek vagyunk. Ugyanezek a kategóriák vonatkoznak ránk?

A: Teljesen, de a fókusz eltolódik. Lehet, hogy a "közvetlen" beszerzése a programhoz kapcsolódó anyagok lehetnek. A "Capex" új épület lehet a közösségi szolgáltatások számára. A keret univerzális, de az egyes típusokra vonatkozó stratégiáját a küldetési és adományozói követelmények, nem pedig a haszonkulcsok vezetik.

 

5. K: Mi a legnagyobb kockázata annak, hogy ezeket a kategóriákat tévedje?

A: Az erőforrások és a tehetségek téves elosztása. A leggyakoribb hiba a magas kockázatú közvetlen beszerzés kezelése, mint például az egyszerű, tranzakciós közvetett beszerzés. Ez olyan ellátási lánc zavarokhoz vezethet, amelyek megállítják a műveleteket. Ezzel szemben az alacsony értékű közvetett vásárlások folyamatának túlterhelése felesleges bürokráciát hoz létre és lelassítja a csapatot.

 

6. K: Hogyan kellene a mi tárgyalási stratégia különböznek ezeken a kategóriákon belül?

A: A megközelítésednek jelentősen változnia kell:

• Közvetlenül: Tárgyalás a hosszú távú partnerségekről és a megosztott kockázatról.

• Indirekt: Tárgyalás a mennyiségi kedvezményekről és a hatékonyságról.

• Szolgáltatások: Tárgyalás az átlátható eredményekről, a KPI -kről és a rugalmasságról.

• CAPEX: Tárgyalás az életciklus-támogatásról, a garanciákról és a jövőbiztosításról.

 

7. K: Egyetlen szállító több beszerzési kategóriába eshet?

A: Igen, és ez egy erős stratégiai partner jele. Például egy technológiai szolgáltató lehet közvetlen szállító a felhőinfrastruktúra, a végrehajtási szolgáltató és a CAPEX szállító számára a fő szoftver licenchez. Ezekben az esetekben kezelje a kapcsolatot holisztikusan, de tárgyaljon az egyes kiadások típusának megfelelő stratégiájával.

 

8. K: Hogyan befolyásolják a globális műveletek ezt a kategorizálási modellt?

A: A kategóriák változatlanok maradnak, de a végrehajtása régiónként különbözik. A helyi előírások, a kulturális normák és a piaci érettség befolyásolja az egyes típusok kezelését. Az egységes mindenki számára megfelelő globális stratégia gyakran kudarcot vall. A keretrendszer következetes módon elemzi és adaptálhatja megközelítését az egyes régiókra.

 

9. K: Milyen szerepet kell játszania a technológiának e különféle típusok kezelésében?

A: A tech -veremnek támogatnia kell az egyes kategóriák egyedi munkafolyamatát. Ne erőltesse az egyik eszközt, hogy mindent megtegyen. Használhatja:

• Egy kifinomult S2P platform a közvetlen és a CAPEX számára.

• Egy egyszerűsített, felhasználóbarát P-kártya rendszer a közvetetthez.

• Speciális szerződéses és kocakezelő eszköz a szolgáltatásokhoz.

 

10. K: Hogyan mérhetjük meg a kategorizált megközelítés megvalósításának általános sikerét?

A: A kategória-specifikus KPI-ken túl kövesse nyomon a meta-metrikumokat:

• Ciklusidő: Az egyes kategóriákban gyorsabban hozunk döntéseket?

• Az érdekelt felek elégedettsége: A belső ügyfelek boldogabbak -e a kapott támogatással?

• Költség elkerülése: Megakadályozzuk -e a rossz vásárlásokat, nem csak az alacsonyabb árak megszerzését?

• Kockázatcsökkentés: Kevesebb volt -e az ellátási zavarok vagy a megfelelési problémák?