Mit vásárol a KPI -k? | A végső útmutató példákkal és mutatókkal

​Ha a beszerzési csapatát továbbra is kizárólag a költségmegtakarításon mérik, akkor nem csak a vak repülése -, akkor óriási értéket hagy az asztalon. A modern beszerzési vezetők számára a funkció radikálisan fejlődött a taktikai költségközpontból stratégiai érték -vezetővé. De nem tudja kezelni azt, amit nem mér.

Szóval, mit vásárol a KPI -k? A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI) megvásárlása számszerűsíthető mutatók halmaza, amelyet a szervezet beszerzési tevékenységeinek hatékonyságának, hatékonyságának és stratégiai összehangolásának értékelésére és ellenőrzésére használnak. Ezek a komplex beszerzési műveleteket egyértelmű, adatközpontú betekintést nyújtják, lehetővé téve a vezetők számára, hogy optimalizálják a kiadásokat, enyhítsék a beszerzők kockázatát, biztosítsák a minőséget, és bizonyíthatóan hozzájáruljanak az üzleti célok átfogó részéhez.

Ez a végleges útmutató túllép az alapvető meghatározásokon. Megvizsgáljuk a beszerzési KPI-k átfogó keretét, szemléltetjük, hogyan lehet azokat valós példákkal megvalósítani, és feltárjuk, hogyan lehetne kihasználni őket a beszerzési funkció alapvető stratégiai eszközként való elhelyezéséhez.

 

 

​Miért a beszerzés a KPI -k a stratégiai északi csillagod?

​

A "mi" hiábavaló megértése a "miért" nélkül. A robusztus KPI -keretrendszer végrehajtása nem a mikromanagementről szól; A felhatalmazásról és a stratégiai igazításról szól.

​A reaktívtól a proaktív menedzsmentig: A KPI-k korai figyelmeztető jeleket biztosítanak. A beszállítói időbeli szállítási arány vagy a minőségi elutasítások hirtelen belemerülése lehetővé teszi a problémák kezelését, mielőtt azok költségessé válnak ellátási lánc zavarok.

​Adatvezérelt döntéshozatal: A bélérzésnek nincs helye a modern beszerzésben. A KPIS cserélje ki az intuíciót kemény adatokkal, megerősítve a helyzetét szállító tárgyalások, igazolják az új technológiába történő beruházásokat és irányítják a stratégiai beszerzési döntéseket.

​A fokozott elszámoltathatóság és teljesítmény: Az egyértelmű mutatók egyértelmű elvárásokat fogalmaznak meg mind a belső csapat, mind a külső beszállítók számára. Ez elősegíti a folyamatos fejlesztés és a teljesítmény kiválóságának kultúráját.

​A beszerzés értékének bemutatása: A kézzelfogható KPI-adatok a legerősebb eszköz a beszerzés hozzájárulásának a C-Suite-hoz való hozzájárulásának kommunikálására. A "megtakarított pénz" túllépése, hogy megmutassa a kockázatcsökkentésre, az innovációra és az operatív hatékonyságra gyakorolt ​​hatását, biztosítja a helyét a stratégiai asztalnál.

 

Építészeti siker: Hogyan állítsa be a Beszerzés KPI -k

​

A sikertelen beszerzési stratégiák temetője tele van olyan csapatokkal, amelyek mindent mértek, de semmit sem értek el. A cél nem az minden lehetséges mutató nyomon követése, hanem a a jobbak.

 

​1. Összhang az üzleti célokhoz:​​

A KPI -knek tükrözniük kell a vállalat stratégiáját. Ha a vállalati cél a piaci bővítés, akkor a KPI -knek a beszállítói kapacitásra, az átfutási időre és az innovációra kell összpontosítania. Ha a cél az operatív ellenálló képesség, akkor a beszállítói kockázatkezelés és a diverzifikáció rangsorolása. Ez biztosítja, hogy a beszerzés nem izolált funkció, hanem az üzleti siker szerves mozgatórugója.

 

​2. Alkalmazza az intelligens keretet:​​

Minden KPI -nek kell lennie

​Specifikus: Céljon egy pontos területet (pl. "Csökkentse a beszállítói átfutási időt," nem "javítja a beszállítókat").

​Mérhető: számszerűsítse az eredményt egy képlettel.

​Elérhető: ambiciózus, de realisztikus célokat állítson be.

​Releváns: közvetlenül kapcsolódik egy stratégiai célhoz.

​Idővel kötött: Állítson be egyértelmű határidejét az eredményekhez.

 

​3. Kerülje a KPI túlterhelését:​​

Kezdje egy fókuszált 5-8 valóban stratégiai KPI-kkel. A tucatnyi mutatóval zsúfolt műszerfal hígítja a fókuszt, és elhomályosítja azt, ami valóban számít. Később kibővítheti az adatok érettsége növekedésével.

 

A beszerzési KPI könyvtár: Stratégiai osztályozás​

A teljesítmény hatékony kezelése érdekében több dimenziót kell mérnie. Itt található az alapvető beszerzési KPI -k kategorizált bontása, képletekkel és stratégiai kontextusokkal kiegészítve.

 

​1. kategória: Költség és megtakarítás KPI -k​

Fókusz: Közvetlen pénzügyi hatás és értékfelvétel.

 

KPI	Képlet és példa	Stratégiai betekintés
​Költségmegtakarítás​	(Old Price - New Price) x Quantity	A tárgyalásokból, a konszolidációból és a stratégiai beszerzésből kézzelfogható „kemény megtakarításokat” nyomon követi. ​ Példa:​ ​ "7% -os költségcsökkentést érjen el a H2 -ben elköltött közvetlen anyagok esetében."
​Költségelkerülés​	Value of Avoided Price Increase	A "lágy megtakarításokat" méri a jövőbeli költséginfláció megelőzésével. ​ Példa:​ ​ "Egy 3 éves fix árú szerződés tárgyalásával elkerültük a várható 12% -os piaci áremelkedést."
​Beszerzési ROI​	(Annual Cost Savings + Cost Avoidance - Annual Operating Cost) / Annual Operating Cost	A beszerzési funkció hatékonyságának végső mértéke. Az 5: 1 vagy annál magasabb arány egy nagy teljesítményű csapatot jelez.

 

​2. kategória: Szállító teljesítménye KPIS​

Fókusz: Minőség, megbízhatóság és partnerségi érték.

 

KPI	Képlet és példa	Stratégiai betekintés
​Beszállítói hibaarány​	(Number of Defective Units / Total Units Received) x 100%	A bejövő minőség közvetlen mérése. A növekvő kamatlábbal jelzi a beszállító termelési problémáit, és kockáztatja a termék minőségét.
​Időben történő kézbesítés (OTD) arány​	(Number of On-Time Deliveries / Total Deliveries) x 100%	Kritikus a sovány gyártáshoz és a készletkezeléshez. A késleltetés megállítja a termelést és növeli a biztonsági részvényköltségeket.
​Beszállítói rendelkezésre állás​	(Number of Times Item was Available / Total Order Requests) x 100%	Felméri a beszállító képességét, hogy reagáljon a sürgősségi vagy túlfeszültség -igényekre, egy kulcsfontosságú ellenálló képesség -mutatóra.

 

​3. kategória: Működési hatékonyság KPI -k​

Fókusz: Belső folyamat kiválóság és agilitás.

 

KPI	Képlet és példa	Stratégiai betekintés
​Megrendelési ciklus ideje​	Average Time from Requisition to PO Approval	Méri a belső munkafolyamatok hatékonyságát. A hosszú ciklusok késleltetik a projekteket, és kényszeríthetik a Maverick kiadásokat.
​Vészvásárlási arány​	(Value of Emergency Purchases / Total Procurement Spend) x 100%	A rossz tervezés és előrejelzés mutatója. Magas százalékpontja az ellenőrizetlen Maverick kiadások és a magasabb költségek.
​Töltse ki a kezelés alatt álló (összeg)​​	(Managed Spend / Total Addressable Spend) x 100%	Talán a legkritikusabb holisztikus KPI. Ez méri a teljes kiadások feletti ellenőrzés mértékét. Az alacsony összeg magas Maverick kiadásokat és elmulasztott megtakarítási lehetőségeket jelent.

 

​4. kategória: Megfelelőség és kockázat KPI -k​

Fókusz: Az expozíció enyhítése és a betartás biztosítása.

 

KPI	Képlet és példa	Stratégiai betekintés
​Szerződés -megfelelési arány​	(Spend in Compliance with Contract Terms / Total Spend with Contracted Suppliers) x 100%	Ha te Tárgyaljon nagyszerű feltételeket De senki sem használja őket, semmit sem takarít meg. Ez méri a szerződés bevezetésének és a menedzsment hatékonyságát.
​Az egyforrás-beszállítók száma​	Count of Suppliers who are the sole source for a category	Azonosítja a kritikus függőségi kockázatokat. A nagy szám enyhítési stratégiát igényel (pl. Dual-forrás, biztonsági állomány).

 

​5. kategória: Előre megjelenés és ESG KPI​

Fókusz: fenntartható és etikai értékteremtés.

 

KPI	Példa	Stratégiai betekintés
​A beszállítói sokféleségi kiadások​	(Spend with Diverse-Owned Businesses / Total Spend) x 100%	Meghajtja az innovációt, tükrözi a társadalmi értékeket, és gyakran rugalmasabb és versenyképesebb ellátási bázist nyújthat.
​ESG megfelelési arány​	% of Strategic Suppliers that have completed a sustainability self-assessment	Enyhíti a hírnév kockázatát, és a jövőbeni biztosítja az ellátási láncot a környezetvédelmi előírások szigorításával szemben.

 

​Az adatoktól a cselekvésig: négylépéses keret a végrehajtáshoz

​

​1. lépés: Adatkonszolidáció​

Nem mérheti meg, amit nem lát. Integrálja az adatokat az ERP, P2P rendszerekből, beszállítói portálokból és akár számlákból egyetlen igazságforrásba. A kézi Excel -követés hajlamos a hibára, és nem méretezhető. Fektessen be egy dedikált beszerzési elemzésbe vagy a kiadáskezelő platformba (pl. Sievo, Precoro) az automatizált adatok összesítéséhez.

 

​2. lépés: Megjelenítés és műszerfalozás​

A nyers adatokat átalakítsák betekintésre. Használjon műszerfalakat (a Power BI-ben, a Tableau-ban vagy a Beszerzési Szoftvert), hogy valós idejű, egy-egy-egy-kb. Ez lehetővé teszi az azonnali tendencia foltozását és az anomáliak észlelését.

 

​3. lépés: Hozzon létre egy áttekintő ritmust​

A vita nélküli adatok értéktelenek. Intézeti a kötelező havi operatív áttekintéseket a csapatával és a negyedéves stratégiai áttekintéseket a legfontosabb érdekelt felekkel. Ne csak jelentse a számokat; Kérdezd meg: "Miért?" Minden jelentős változás mögött.

 

​4. lépés: Zárja be a visszacsatolási hurkot​

Használja a KPI betekintését a művelet vezetéséhez. Ünnepelje azokat a beszállítókat, akik kiemelkednek és együttműködnek azokkal, akik alulteljesítik a korrekciós cselekvési terveket. Belsőleg, használja az adatokat a folyamatok finomításához, az irányelvek frissítéséhez és a személyzet képzéséhez.

 

​Elkerülni kívánt buktatók: A szakember figyelései

​

​Hiúságmérők: Kerülje el a papíron jól néződő mutatókat, de ne hozzon döntéseket (pl. A feldolgozott POS száma). Minden KPI -nek egyértelmű tulajdonosnak és egy meghatározott akciónak kell lennie.

​Kontextus hiánya: Az elszigeteltség száma értelmetlen. A 95% -os OTD -ráta jó, de ha az ipari referenciaérték 98%, akkor ez egy probléma. Mindig összehasonlítsa a múltbeli teljesítményt, az ipari szabványokat és a kitűzött célokat.

​A KPI -k fegyverként történő használata: A cél a javulás, nem a büntetés. Fokozza a hibamentes környezetet, ahol az adatokat használják a kiváltó okok diagnosztizálására, és együttműködésben találnak megoldásokat a csapatával és a beszállítókkal.

 

​Következtetés: alakítsa át beszerzési funkcióját​

A KPI -k vásárlása a modern stratégiai beszerzés nyelve. Ezek a híd a taktikai kivégzés és az értékvezérelt vezetés között. Az egyszerűsített költségmérőkön túllépve és a kiegyensúlyozott elfogadásának köszönhetően stratégiai eredménykártya , felhatalmazza a csapatát, hogy ne csak pénzt takarítson meg, hanem az innováció elősegítésére, az ellenálló ellátási láncok felépítésére, és egyértelműen bizonyíthatja a beszerzés nélkülözhetetlen szerepét a vállalati célok elérésében.

Hagyd abba a repülést. Kezdje el mérni azt, ami számít.

 

Gyakran feltett kérdések (GYIK)​

​

​1. kérdés: Milyen gyakran kell áttekinteni és potenciálisan megváltoztatni a beszerzési KPI -ket?​​

​V: Legalább évente végezzen hivatalos felülvizsgálatot a KPI -keretrendszerről. Legyen felkészülve arra, hogy hamarabb alkalmazkodjon, ha a vállalata jelentős stratégiai váltáson megy keresztül, például új piacok belépése, jelentős egyesülés vagy akvizíció, vagy az alapvető terméksorok változása. A KPI -knek mindig tükrözniük kell a jelenlegi üzleti célokat.

 

​2. kérdés: Mi a legnagyobb akadály a KPI -rendszer első megvalósításakor, és hogyan lehet legyőzni?​​

​V: A leggyakoribb akadály az adatok fragmentációja. A kiadásokat és a beszállítói adatokat gyakran különféle formátumokban (IT, marketing, műveletek) átélik. Ennek leküzdéséhez kezdje el egyetlen, nagy hatású kategóriával, ahol az adatok viszonylag hozzáférhetők. Használja ezt kísérleti projektként az érték bizonyításához és az eset felépítéséhez egy központosított beszerzési elemző eszköz számára.

 

​3. kérdés: Hogyan lehet beszerezni más osztályoktól, akik ellenállnak annak, hogy mérjék az új KPI-ket?​​

​V: A KPI -k kerete a felhatalmazás eszközeként, nem pedig a vezérlés. Mutassa meg az osztályokat, hogyan segíthetnek az adatok őket : A marketing bizonyíthatja a szoftverköltségek megtérülését, a műveletek garantálhatják a projektek ellátását. Vegye figyelembe őket a célmeghatározási folyamatba annak biztosítása érdekében, hogy a KPI-k relevánsak legyenek a sikerükhöz, inkább az együttműködőkhöz, nem pedig a mérési alanyokhoz.

 

​4. kérdés: Vannak-e iparág-specifikus KPI-k, amelyeket a gyártó vállalatoknak prioritássá kell tenni másokkal szemben?​​

​V: Abszolút. Noha a költségmérők univerzálisak, a gyártóknak rendkívüli hangsúlyt kell helyezniük a beszállítói átfutási időbeli eltérésekre és a tökéletes megrendelés teljesítésére. Az átfutási idő stabilitása kritikus fontosságú a sovány leltárgyakorlatokhoz, mint például a JIT (Just-In-Time), és megméri a megrendelések százalékát, amelyek időben, teljes, sértetlen és a helyes dokumentációval közvetlenül befolyásolják a gyártási vonal hatékonyságát.

 

​5. kérdés: Korlátozott erőforrásokkal rendelkező kisvállalkozások számára, mely 3 KPI -vel kell kezdeniük?​​

​V: Összpontosítson az alapokra: (1) A kezelt kiadás (a teljes kiadások % -a aktívan ellenőrzött), (2) az átlagos fizetési időpontos pontosság (a megállapodott feltételek szerint fizet a díjak elkerülése érdekében?), És (3) a legfontosabb beszállítói koncentrációs kockázat (az Ön kiadásának milyen % a legnépszerűbb beszállítói?). Ez a három maximális betekintést nyújt a minimális követési erőfeszítésekhez.

 

​6. kérdés: Hogyan tudjuk hatékonyan mérni a beszerzés "lágy" előnyeit, például az innovációt vagy a kockázatcsökkentést?​​

​V: Használjon kvalitatív KPI -ket ezeknek a területeknek a számszerűsítéséhez. Az innováció érdekében nyomon követi a mutatókat, mint például a "Új ötletek száma vagy a beszállítóktól származó folyamatjavítások száma". A kockázat érdekében mérje meg a "kritikus beszállítók százalékos arányát a kitöltött és naprakész kockázatértékeléssel". Ez az absztrakt fogalmakat nyomon követhető, kezelhető mutatókká változtatja.

 

​7. kérdés: A beszállítói teljesítménytermékeket figyelmen kívül hagyjuk. Hogyan tehetjük őket cselekvőképesebbé?​​

​V: Vigye a jelentéskártyáról az együttműködési eszközre. Ahelyett, hogy csak egy eredménykártyát küldne, ütemezze a negyedéves üzleti áttekintést (QBR) stratégiai beszállítókkal. Használja a KPI-adatok napirendjeként a kérdések kiváltó okainak megvitatására és a fejlesztési tervek létrehozására. Ez átalakítja a dinamikát a büntetésről a partnerség-központú, a valódi változások vezetésére.

 

​8. kérdés: Mi az a közös KPI -hiba, amelyet még az érett beszerzési csapatok is elkövetnek?​​

​V: Általános hiba, hogy csak a lemaradási mutatókra összpontosít (pl. Az elért költségmegtakarítás). A vezető mutatók prediktívek. Például a "szerződés lejárta előtti beszerzési események számának nyomon követése", amely proaktívan megakadályozza a Maverick kiadásokat, és biztosítja a jövőbeli megtakarításokat. Egyenítsük meg a műszerfalat mindkét típusával.

 

​9. kérdés: Hogyan kell kezelnünk egy olyan helyzetet, amikor a KPI azt sugallja, hogy a szállító kudarcot vall, de kvalitatív tapasztalataink pozitívak?​​

​V: Az adatok jel, nem ítélet. Használja a beszélgetés megkezdéséhez. Mutassa be a KPI -adatokat a szállítójának, és kérje meg perspektívájukat. Lehet, hogy érvényes oka van (egyszeri esemény, adathiba a végén), amelyről nem volt tudatában. Ez a megközelítés tiszteletteljes, és gyakran mélyebb működési betekintést derít fel, hogy a tiszta adatok hiányozhatnak.

 

​10. kérdés: Van -e KPI a beszerzési csapat hatékonyságának mérésére?​​

​V: Igen, fontolja meg a beszerzési ciklus időtartamának nyomon követését - a szerződés aláírásának szükségességének azonosításától számított átlagos napok száma. A rövidítési ciklusidő jelzi a jobb belső folyamatokat, a jobb érdekelt felek kezelését és a hatékonyabb tárgyalásokat, amelyek azt mutatják, hogy a csapat okosabban dolgozik, nem csak nehezebben.