Az RFQ -k végső útmutatója a beszerzésben: A folyamat

Ismered a harcot. A világos, összehasonlítható árajánlatok a beszállítóktól nem érezhetik magukat, hogy fogak húzódjanak. Ugyanakkor a homályos kérések zavaró ajánlatokhoz, alma-narancsok összehasonlításához és elmulasztott megtakarításokhoz vezetnek. A teljes beszerzési folyamat lerázza.

Mi lenne, ha egyértelmű, professzionális rendszer lenne a zaj átvágására? Ez a rendszer az idézet kérése (RFQ). Ez nem csak egy újabb beszerzési rövidítés. Ez a legerősebb eszköz a szabványosított áruk stratégiai, költséghatékony vásárlásához.

Ez az útmutató a mesterkurzus. Az alapdefiníciókon túlmutatunk egy részletes, professzionális playbook -ba. Megtanulja a pontos RFQ folyamatot, hogyan különbözik a többi kéréstől, és egy ingyenes, letölthető sablonnal elmenhet, hogy azonnal megvalósítsa.

 

​Mi az RFQ? A költségorientált beszerzés stratégiai sarokköve

​

Az RFQ nem alkalmi árcsökkentés. Ez egy hivatalos, versenyképes ajánlattételi dokumentum, amelyet arra használnak, hogy felkérje a kiválasztott beszállítókat, hogy benyújtsák a határozott árajánlatot a meghatározott, jól meghatározott áruk vagy szolgáltatásokra. A kulcs itt az sajátosság.

Gondolj rá így: Nem azt kérdezi: "Mennyit egy számítógépért?" Ön kijelenti: "100 egységet kell vásárolnom a X laptop X modellt, 16 GB RAM -mal és egy 512 GB -os SSD -vel, hogy június 30 -ig a raktárba történő szállításhoz. Nyújtsa be a legjobb FOB árát."

Az alapvető cél a tényalapú, összehasonlító költség-elemzés. Ez kiküszöböli a kétértelműségeket, és arra kényszeríti a beszállítókat, hogy az ár és az alapvető kereskedelmi kifejezések versenyezjenek az ismert mennyiség és minőség érdekében. Ez egy ajánlat (ITB) vagy pályázati meghívás hívására is ismert.

 

​Amikor a használata a legerősebb:​​

​Nagy volumenű, alacsony komplexes tételek: Standard alkatrészek, alapanyagok, irodai kellékek.

​Tiszta, egyértelmű specifikációk: A pontos gyártmány, a modell, a műszaki szabvány vagy a terv ismert.

​Ár, mint elsődleges hajtóerő: A fő döntéshozatali kritérium a teljes földköltség.

​Folyamatban lévő igények: Az ismétlődő vásárlásokra vonatkozó szerződéseket hoz létre.

 

​RFQ vs. RFP vs. RFI: A megfelelő eszköz kiválasztása a feladathoz​

RFQ használata, ha RFP -re van szüksége, olyan, mint egy kalapács használata a villanykörte becsavarásához. A szakemberek tudják a különbséget. Ez a táblázat a csaló lapja.

 

	​RFI (információ iránti kérelem)​​	​RFQ (árajánlat kérése)​​	​RFP (javaslat iránti kérelem)​​
​Cél​	A piaci információk és az állatorvos -beszállítói képességek összegyűjtése.	​Hogy egyértelműen meghatározott tétel vagy szolgáltatás határozott árát szerezzen.​​	Innovatív megoldások felkérése egy összetett üzleti problémára.
​Kérdést keltett kérdés​	"Mit tehetsz?"	​​"Mibe fog kerülni?"​​	"Hogyan csinálnád, és milyen költségekre?"
​Specifikációs szint​	Alacsony. Felderítő.	​Nagyon magas. Pontos és nem tárgyalható.​​	Változó. Az eredmény meghatározva van, de a megoldás nyitva van.
​Kulcsfontosságú értékelési kritériumok​	Szállítói kompetencia, tapasztalat és általános illeszkedés.	​Ár, fizetési feltételek, szállítási ütemterv.​​	Műszaki megközelítés, hozzáadott értékű, csapat szakértelm, teljes tulajdonjog.
​A legjobb, amikor​	Új piac kutatása vagy eladó rövid listája létrehozása.	​Árucikkek vagy szokásos áruk beszerzése, ahol a követelmények rögzítve vannak.​​	Komplex szolgáltatások beszerzése, például szoftverfejlesztés, marketing kampányok vagy tanácsadás.

 

​A szakember hüvelykujjszabálya: Használjon egy RFQ -t, amikor az Ön igényeit kőbe állítja, és kizárólag a költségekről és a feltételekről tárgyal. Ha a követelmények maguknak megoldásra van szükségük, akkor szüksége van egy RFP -re.

 

​Az RFQ folyamat: 6 lépésből álló terv a sikerhez​

A rendetlen RFQ folyamat rendetlen eredményeket eredményez. A fegyelem és az érthetőség minden. Kövesse ezt a professzionális hatlépéses keretet.

 

​1. lépés: aprólékos előkészítés és dokumentumkészítés​

Ez a legkritikusabb lépés. Az itt rohanás később garantálja a problémákat.

• ​Belső igazítás:​ ​ Együttműködés az összes érdekelt féllel (mérnöki, pénzügyi, logisztika) minden műszaki és kereskedelmi követelmény véglegesítése és megállapodása érdekében. Nincs kivétel.

• ​Készítse el az RFQ dokumentumot:​ ​ Ehhez bele kell foglalnia:

• ​Részletes előírások:​ ​ Cikkszámok, műszaki adatlapok, tervrajzok, minta követelmények.
• ​Kereskedelmi feltételek:​ ​ Mennyiségek, szállítási hely (incoterms), kívánt fizetési feltételek, szerződés időtartama.
• ​Értékelési módszertan:​ ​ Nyilvánvaló, hogy az ajánlatot hogyan ítélik oda (pl. A legalacsonyabb megfelelő ajánlat).
• ​Benyújtási formátum:​ ​ Az egyszerű összehasonlítás érdekében megbízza az árazási sablon használatát.

​2. lépés: A beszállító rövid listájának kurátora​

Az RFQ-t általában egy előrevállalott beszállítói készletbe küldik.

• ​Minőség felett a minőség:​ ​ Nem arról szól, hogy 100 beszállítónak küldje el. Arról szól, hogy elküldjük 5-10 magasan képzett beszállítónak, akiket előzetesen képesítettek a minőség, a pénzügyi stabilitás és a megbízhatóság érdekében.

• ​Új vér:​ ​ Rendszeresen vezessen be új potenciális beszállítókat a folyamatba a versenyfeszültség biztosítása érdekében.

​3. lépés: Disztribúciós és pontosítási kezelés​

• ​Hivatalos kibocsátás:​ ​ Küldje el az RFQ csomagot egyidejűleg minden kiválasztott beszállítónak, egyértelmű, határozott határidővel.

• ​Kijelölt Q & A csatorna:​ ​ Hozzon létre egyetlen kapcsolattartási pontot és egy hivatalos ablakot a beszállítók számára, hogy magyarázzák a pontosítási kérdéseket.

• ​Az átláthatóság kulcsfontosságú:​ ​ Az egyik beszállító által feltett kérdést, a válaszával együtt, anonimizálni kell és el kell osztani a minden részt vevő ajánlattevők. Ez biztosítja a tökéletesen egyenlő versenyfeltételeket.

​4. lépés: Áttekintés, megnyitás és elemzés​

• ​Titoktartás és fegyelem:​ ​ Az összes ajánlatot biztonságosan és nyitottnak kell tartani, amíg a megadott határidő elfogad nem. Nincs kivétel.

• ​Szisztematikus összehasonlítás:​ ​ Használja a szabványosított sablonját az ajánlatok vonalonkénti összehasonlításához. Nézze meg az alsó áron; Elemezze a költségmegszakításokat, a fizetési feltételeket és a szállítási dátumokat.

​5. lépés: A szerződés és a tárgyalások odaítélése​

• ​Azonosítsa a vezetőt:​ ​ Válassza ki az ajánlatot, amely a legjobban megfelel az összes kötelező követelménynek, és a legelőnyösebb árat kínálja.

• ​Pontosítás és végleges tárgyalások:​ ​ Ez nem egy újjáéledés. Vegyen részt a legfontosabb ajánlattevővel, hogy tisztázza a kisebb pontokat, és potenciálisan tárgyaljon a végleges feltételekről, mielőtt a szerződést hivatalos megrendeléssel (PO) adja meg.

​6. lépés: Megbeszélés és kapcsolatkezelés​

• ​Értesítse a sikertelen ajánlattevőket:​ ​ Azonnal és szakmai módon tájékoztassa őket. Köszönöm nekik az idejüket. Ez fenntartja az erős kapcsolatokat a jövőbeli lehetőségekhez.

• ​Belső megbeszélés:​ ​ Dokumentálja a folyamatot: A kapott ajánlatok száma, a felmerült kérdések és a végső megtakarítások. Ez intézményi tudást teremt a következő fordulóhoz.

---

​Az RFQ sablon: a hatékony összehasonlítás kulcsa​

Egy szakember nem kér idézeteket egy e -mailben. Strukturált sablont biztosítanak. Ez a hatékonyság szempontjából nem tárgyalható.

Készítettünk egy professzionális RFQ árképzési sablont az Excel -ben, hogy azonnal felhasználhassa. Arra kényszeríti a beszállítókat, hogy bontják költségeiket, és lehetővé teszik az ajánlatok azonnali összehasonlítását.

​​[>> Töltse le az ingyenes RFQ Excel sablont itt <<]​​

​Mi teszi hatékonyvá:​​

• ​Szabványosított formátum:​ ​ Minden szállító idézi ugyanabban az elrendezésben.

• ​Vonal-elem bontás:​ ​ Megakadályozza a rejtett költségeket azáltal, hogy minden alkatrészt költségeket követel.

• ​Teljes költségfókusz:​ ​ Tartalmazza az egységköltségeket, a mennyiségi engedményeket, a szállítás és a teljes költségeket.

• ​Feltételek:​ ​ Az összes kulcsfontosságú kereskedelmi adatot egy helyen rögzíti.

A strukturált RFQ sablon előnézete az egyértelmű beszállítói összehasonlításhoz.

---

​A bevált gyakorlatok, előnyök és kritikus buktatók​

​Mikor szabadítson fel egy RFQ -t:​​

• Ön vásárol a ​ standard vagy katalógus tétel.

• ​Pontos specifikációk ​ ismertek és nem változnak.

• A ​ A mennyiség ismert ​ és elég jelentős ahhoz, hogy indokolja a hivatalos ajánlatot.

• A beszállítói bázisod az ​ előminősített ​ A minőség és a megbízhatóság érdekében.

​A tagadhatatlan előnyök:​​

• ​Költségmegtakarítás:​ ​ Közvetlen árversenyt hoz létre a beszállítók között.

• ​Hatékonyság és sebesség:​ ​ A strukturált folyamat gyorsabb, mint az egyéni tárgyalások.

• ​Átláthatóság és méltányosság:​ ​ Objektív folyamat, amelyet könnyű ellenőrzni és megvédeni.

• ​Szabványosítás:​ ​ Biztosítja, hogy pontosan megkapja azt, amit kér.

​A szakember figyelmeztetései (el kell kerülni):​​

• ​Az "alacsony golyó" csapda:​ ​ Katasztrofális lehet az önmagában az ár alapján történő odaítélés egy olyan szállítónak, aki nem képes kézbesíteni. A minőségi előminősítés a pajzs.

• ​Az innováció elfojtott:​ ​ Az RFQ nem kér új ötleteket. Pontosan megkapja azt, amit kér, semmi több.

• ​A "osztott rend" kísértés:​ ​ Egy általános etikátlan gyakorlat az, hogy egy nagy, összetett projekt kisebb darabokra bontja az RFQ -k használatát és elkerüli a szigorúbb RFP -folyamatot. Ez rossz koordinációhoz és magasabb teljes kockázathoz vezet.

• ​Piaci elszigetelés:​ ​ A meglévő beszállítók zárt listájának kizárólag az új, innovatívabb vagy olcsóbb szállítók kihagyását okozhatja.

​Következtetés: Az alapok elsajátítása​

Az RFQ a stratégiai beszerzés munkavégzése. Ez nem pusztán dokumentum, hanem egy fegyelmezett folyamat, amelynek célja a vásárlóerő kiaknázása és a szabványosított áruk lehető legjobb értékének biztosítása. Hatalma egyértelműségében, szerkezetében és könyörtelenül objektíven rejlik a költségekre.

Ennek elsajátítása nem választható a beszerzési szakemberek számára; Ez elengedhetetlen. Alapítást alapít a pénzügyi fegyelem, a beszállítói menedzsment és a folyamat integritásának, amely minden egyes vásárlás során osztalékot fizet.

 

Gyakran feltett kérdések (GYIK)​​

​1. kérdés: Az RFQ -ra adott válaszként benyújtott árajánlat jogilag kötelező ajánlat?​​

​A:​ ​ Általában igen. A megfelelően benyújtott árajánlatot általában kötelező ajánlatnak tekintik az áruk vagy szolgáltatások megadására a megadott áron. Ezt azonban csak hivatalos szerződéské alakítják át, amikor a vevő az árajánlat alapján kiadja a megrendelést (PO), és a szállító elfogadja azt. Az RFQ -n belüli feltételek kulcsfontosságúak a folyamat irányításában.

​2. kérdés: Hogyan kezelhetjük az RFQ -t, ha csak egy szakosodott beszállító van egy speciális részhez?​​

​A:​ ​ Ez egy "egyetlen forrás" beszerzési forgatókönyv. Az RFQ továbbra is értékes. Hivatalosan dokumentálja a költségmegbeszélést, biztosítja a kereskedelmi feltételek (szállítás, fizetés) megállapodásának, és papír nyomvonalat biztosít a belső ellenőrzésekhez. Közvetlenül tárgyalni fog az egyetlen szállítóval, de továbbra is formalizálja a megállapodást az RFQ és a PO folyamat révén.

​3. kérdés: Meg tudja -e változtatni a szállító a benyújtás után, de a határidő előtt?​​

​A:​ ​ Igen, a legtöbb e-beszerzési rendszer lehetővé teszi a beszállítók számára, hogy a zárási időig módosítsák ajánlataikat. Ez a szokásos gyakorlat a korrekciók vagy a last-minute költségfrissítések lehetővé tétele érdekében. Amint a határidő lejár, az ajánlatot általában bezárják, és nem változtathatók meg.

​4. kérdés: Mi a legjobb módja annak, hogy a nyertes ajánlatban (pl. Nyilvánvaló téves számítás) kezeljék az árazási hibát?​​

​A:​ ​ Ez egy érzékeny helyzet. A szakmai megközelítés az, hogy kapcsolatba lépjen a szállítóval, rámutasson a feltételezett hibára, és hagyja, hogy megerősítsék vagy visszavonják ajánlatukat. A szerződés egy ismert hiba alapján történő odaítélése vitatott és diszfunkcionális beszállítói kapcsolathoz vezethet. Az RFQ feltételeinek tartalmaznia kell egy záradékot a matematikai hibák kezeléséről.

​5. kérdés: Jelentősen alacsonyabb ajánlatot kaptunk, mint mások. Ez automatikus győzelem?​​

​A:​ ​ Nem automatikusan. A radikálisan alacsony ajánlat vörös zászló lehet. Ez azt jelezheti, hogy a szállító félreértette a követelményeket, javasolja a nem megfelelő anyagokat, kritikus hibát követett el, vagy "alacsony golyó" ajánlatot folytat, hogy megnyerje az üzletet az árak későbbi emelésére. Ez alapos képesítési és pontosítási folyamatot igényel a díj előtt.

​6. kérdés: Mennyire kell konkrétnak lennie az RFQ értékelési kritériumairól?​​

​A:​ ​ Legyen átlátható. Noha az ár kulcsfontosságú, az állapotot, ha más tényezőket vesznek figyelembe, például a szállítási sebességet, a garanciavállalást vagy a fizetési idő rugalmasságát. Még a másodlagos tényezők súlyozása (pl. "Ár 80%, szállítási dátum 20%") a legjobb gyakorlat. Az átlátszóság csökkenti a vitákat, és biztosítja, hogy a beszállítók tudják, mit kell optimalizálni.

​7. kérdés: Etikus -e a legalacsonyabb benyújtott árajánlatot használni, hogy tárgyaljon a preferált (de drágább) szállítónkkal?​​

​A:​ ​ Ezt nagyon etikátlannak tekintik, ha az ajánlatok bezárása után történik. Aláássa a versenyképes folyamatot, és károsíthatja hírnevét. Ha van előnyben részesített szállítója, tárgyaljon velük előtt A végső RFQ kiadása. Maga az ajánlattételi folyamatnak tisztességes és őszinte versenynek kell lennie.

​8. kérdés: Mi történik, ha egyetlen beszállító sem felel meg a meghatározott követelményeinknek idézeteikben?​​

​A:​ ​ Két fő lehetősége van: 1) Újra adja ki az RFQ-t tisztított vagy potenciálisan nyugodt specifikációkkal, vagy 2) tárgyalásokat folytat a legközelebbi megfelelő ajánlattevővel, hogy megtudja, hogy megtalálható-e megoldás. Nem köteles szerződést odaítélni, ha az ajánlat nem felel meg a kötelező követelményeknek.

​9. kérdés: Az Excel -en kívül milyen eszközöket használnak a szakemberek az RFQ folyamat kezelésére?​​

​A:​ ​ A nagyobb szervezetek dedikáltak ​ e-forrás ​ vagy ​ e-közérzet ​ Platformok (pl. SAP Ariba, Coupa, Fairmarkit). Ezek a rendszerek automatizálják a teljes folyamatot: Dokumentumok terjesztése, biztonságos Q & A portál tárolása, fordított aukciók vezetése és elemző eszközök biztosítása az ajánlattételi elemzéshez, mindazonáltal biztosítva az ellenőrzés betartását.

​10. kérdés: Hogyan lehet megakadályozni, hogy az "ajánlatot vásároljunk" - idézőjeleink felhasználásával jobb üzletet kapjunk másutt?​​

​A:​ ​ Ez kockázatot jelent az ügynökökkel vagy a disztribútorokkal való együttműködés során. A legjobb enyhítés az erős titoktartás és ​ ​"No Bid-Shopping "záradékok ​ Az RFQ feltételeiben. A hosszú távú, megbízható kapcsolatok kiépítése az 1. szintű beszállítókkal szintén minimalizálja ezt a kockázatot.

​11. kérdés: Visszajelzést kell adnunk a sikertelen beszállítóknak, akik azt kérik?​​

​A:​ ​ Teljesen. A konstruktív, általános visszajelzés nyújtása a szakmai beszerzés jellemzője. Segít a beszállítóknak megérteni döntését és javítani a jövőbeni ajánlataikat. Tartsa azt magas szintű-pl., "Az árképzés nem volt versenyképes a főegység tételein", vagy "a versenytárs kedvezőbb fizetési feltételeket kínált". Kerülje a konkrét versenytársak adatainak megosztását.

​12. kérdés: Használható -e az RFQ szolgáltatásokhoz, vagy csak árukra?​​

​A:​ ​ Használható szabványosított, ismétlődő szolgáltatásokhoz, ahol a kimenet egyértelműen van meghatározva. Példaként szolgálnak a gondnoki szolgáltatások, a gyep karbantartása vagy az ömlesztett nyomtatási szolgáltatások. Ha a szolgáltatás kreatív bemenetet, speciális szakértelmet vagy változó megoldást igényel, akkor az RFP a sokkal megfelelőbb eszköz.