A 4 típusú vásárlás: stratégiai és taktikai útmutató a modern beszerzéshez​

Kérdezd meg: "Melyek a négy típusú vásárlás?" És gyakran megkapja a két válasz egyikét: a beszerzési kategóriák listáját vagy a megrendelési típusok listáját. Az igazság az, hogy a beszerzés elsajátításához mindkettőt meg kell értenie.

A vásárlás nem egyetlen cselekedet; Ez egy kétrétegű funkció. A stratégiai réteg ( Mi vásárolsz és Miért ) Meghatározza a beszállítókkal kapcsolatos megközelítést és a kockázatot. A taktikai réteg ( hogyan végrehajtja a vásárlást) határozza meg működési hatékonyságát és ellenőrzését.

Ez az útmutató mindkét réteget boncolja, magyarázva a négy stratégiai beszerzési típusú és a végrehajtáshoz használt négy típusú megrendelés típust. A végére nem csak azt is megtudhatja, hogy mi vannak, hanem hogyan lehet stratégiai párosítani őket a pénzmegtakarítás, a kockázat csökkentése és a műveletek korszerűsítése érdekében.

​Kulcsfontosságú felvétel:​​

A beszerzési stratégia négy alaptípusra oszlik: közvetlen, közvetett, szolgáltatások és tőke.

A beszerzés végrehajtását négy elsődleges megrendeléssel kezelik: szabvány, tervezett, takaró és szerződés.

A helyes PO típushoz való igazítás a beszerzési stratégiához az operatív kiválóság kulcsa.

A közvetett beszerzés és a szolgáltatások beszerzése a költségmegtakarítás és a folyamat automatizálásának elsődleges célpontja.

A tőke beszerzéséhez egyedi, szigorú eljárást igényel a szokásos POS -on túl.

 

1. rész: Alapítvány: Beszerzési stratégia vs. taktikai végrehajtás

​

Mielőtt felsorolnánk a típusokat, tisztáznunk kell a kritikus megkülönböztetést.

​A beszerzés a áruk és szolgáltatások beszerzése Szüksége van egy szervezet működéséhez és növekedéséhez. Magában foglalja az igények azonosítását, a beszállítók beszerzését, a szerződések tárgyalását, a kapcsolatok kezelését és az érték biztosítását. Ez egy menedzsment funkció.

A megrendelés (PO) egy adott taktikai eszköz​ belül a beszerzési folyamat. Ez a beszállítónak kiadott hivatalos, jogilag kötelező érvényű dokumentum, amely szerint a megvásárolt feltételek alapján vásárlást hajtanak végre. Ez egy tranzakciós dokumentum.

Gondolj bele így: A beszerzés a teljes kampányterv (a stratégia), míg a megrendelés a csapatoknak adott konkrét rend, amely egy dombot (a taktika) rögzít. Mindkettőnek nyernie kell.

 

2. rész: A beszerzés négy stratégiai típusa (a "Mi és miért")​

​

Ez a besorolás azon alapul, amit vásárol, és annak hatása az Ön vállalkozására.

 

​1. Közvetlen beszerzés: A termelés életét​

​Mi ez: a megszerzés nyersanyagok, alkatrészek , és olyan áruk, amelyeket közvetlenül beépítenek a gyártott és eladott termékekbe.

​Mélyreható részletek:​​

​Hatás: Közvetlenül korrelál az eladott áruk költségeivel (COGS) és a bruttó haszonkulcsokkal. A 10% -os megtakarítás itt egyenesen az alsó sorba kerül.

​Menedzsment Fókusz: Nagyon támaszkodik az ellátási lánc menedzsmentjétől (SCM). A legfontosabb prioritások a beszállítói megbízhatóság, a minőségbiztosítás, a volumen árazás és az ellátási lánc zavarási kockázatának minimalizálása. A Just-In-Time (JIT) készletmodelleket gyakran használják itt.

​Valódi példa: autóipari gyártó acél, motorok és elektronikus vezérlőegységek (ECU) vásárlása. Pékség lisztet, cukrot és élesztőt vásárol.

​Miért egyedi: Ez a kiadás misszió-kritikus. A közvetlen beszerzés kudarca teljes mértékben megállíthatja a gyártósorokat.

 

​2. közvetett beszerzés: A műveletek motorja​

​Mi ez: Olyan áruk és szolgáltatások megszerzése, amelyek támogatják a napi műveleteket, de nem a késztermék részét képezik. MRO néven is ismert (karbantartás, javítás és műveletek).

​Mélyreható részletek:​​

​Hatás: Noha a bevételhez közvetlenül nem kapcsolódik, a hatékonyság itt megsemmisíti a jövedelmezőséget a rohamos kiadások és az adminisztratív hulladékok révén.

​Menedzsment Fókusz: Ez a kategória gyakran széttöredezett az osztályokon (IT, létesítmények, HR). A cél a kiadások konszolidálása, a politika érvényesítése és a mennyiségi mennyiségi kedvezmények, például irodai kellékek vagy szoftverlicencek felhasználása.

​Valódi példa: Laptopok új bérlőkhöz, irodák gondnoki szolgáltatásai, ipari kenőanyagok gépkarbantartáshoz, SaaS előfizetések, például a Salesforce vagy a Microsoft Office.

​Miért egyedi: gyakran láthatatlan. Egy 100 -aspaymentondirectMaterialSiscaughTimpedy.A100 túlfizetés egy havi SaaS előfizetésen évekig észrevétlenül maradhat.

 

​3. Szolgáltatások beszerzése: szakértelem megszerzése, nem pedig termékek​

​Mi ez: A harmadik fél szakértelmének, a munkaerő és a speciális szolgáltatások stratégiai beszerzése és kezelése.

​Mélyreható részletek:​​

​Hatás: Az eredményekről és a szellemi tőkéről, nem pedig a fizikai eszközökről szól. Ennek a kút kezelése azt jelenti, hogy a megfelelő időben a megfelelő szakértelem megszerzése a teljes munkaidős alkalmazott túllépése nélkül.

​Menedzsment Fókusz: A sarokköv a szolgáltatási szintű megállapodás (SLA). A teljesítményt az SLA -ban definiált KPI -kkel mérik, nem csak a fizikai egység szállítását. Szüksége van robusztus eladó teljesítménymenedzsmentre.

​Valódi példa: menedzsment tanácsadó cég (pl. McKinsey) felvétele, digitális marketing ügynökség bevonása, szabadúszó szoftverfejlesztők szerződése vagy jogi tanácsadó kiszervezése.

​Miért egyedi: az érték immateriális és a minőség szubjektív. A rosszul írt koca (munkavégzés) vagy az SLA vitákhoz, túlterheléshez és nem kielégítő eredményekhez vezet.

 

​4. Tőke beszerzése: A hosszú távú beruházás​

​Mi ez: a nagy értékű, hosszú élettartamú eszközök megszerzése, amelyeket a mérlegben tőkésítenek és értékcsökkennek hasznos élettartamuk során.

 

​Mélyreható részletek:​​

​Hatás: Ez egy olyan beruházási kiadás (CAPEX), amely évek óta befolyásolja a társaság pénzügyi kimutatásait. A döntések szigorú pénzügyi elemzést és magas szintű jóváhagyást igényelnek.

​Menedzsment Fókusz: Az értékelés a tulajdonjog teljes költségén (TCO) alapul - nem csak a vételárat, hanem a telepítést, a karbantartást, az energiafogyasztást és az ártalmatlanítási költségeket. A ROI számításai kötelezőek.

​Valódi példa: CNC gép vásárlása gyár számára, társaság járműflotta vásárlása, új raktár felépítése vagy egy hatalmas vállalati szerverbe történő befektetés.

​Miért egyedi: a folyamat kevésbé a POS -ról szól, és inkább a formális tőke jóváhagyási folyamatról szól, gyakran bevonva az RFP -ket, az igazgatóság jóváhagyását és az összetett finanszírozási vagy lízingszerződéseket.

 

​ Stratégiai beszerzési típusok egy pillanat alatt​

 

Beír	Fókusz	Hatás	Kulcsfontosságú mutató
​Közvetlen​	Nyersanyagok a gyártáshoz	Az eladott áruk költsége (COGS)	Szállítói megbízhatóság, minőség
​Közvetett​	A műveletek futtatásához szükséges áruk (MRO)	Működési hatékonyság	Költse ki a kezelés alatt
​Szolgáltatás​	Szakértelem és munkaerő	Projekt eredményei	SLA teljesítmény, ROI
​Tőke​	Hosszú távú eszközök	Mérleg, capex	A tulajdonjog teljes költsége (TCO)

 

 

3. rész: A 4 taktikai megrendelési megrendelés (a "hogyan")​

​

Ezek az eszközök a beszerzési eszközkészletben. Ön úgy dönt, hogy mennyit tud a vásárlásról előtt elkötelezi magát.

 

​1. Szabványos megrendelés (PO)​​

​Mi az: a leggyakoribb, specifikus és végleges sorrend. Akkor használják, ha az összes részlet ismert és előre rögzített.

​Mikor kell használni: egyszeri, azonnali vásárlásokra, ahol az elem, a mennyiség, az ár és a szállítási ütemterv/ hely 100% -ban biztos.

​A szakemberek széle: A maximális ellenőrzést biztosítja és minimalizálja a vevő kockázatát, mivel minden meg van határozva. Ugyanakkor adminisztratív módon nehéz. Az ismétlődő, alacsony értékű tételekhez történő használata nem hatékony.

​Példa: 500 specifikus márkás áramköri lap 10 dollár/egység megrendelése a megerősített termelési futtatáshoz június 15 -én.

 

​2. Tervezett megrendelés (PPO)​​

​Mi ez: elkötelezettség arra, hogy meghatározott áron vásároljon egy meghatározott mennyiségű terméket, de ​ A kézbesítési részletek nem definiáltak ​ később.

​Mikor kell használni: amikor tudod Mi Szüksége van és Mennyi költsége lesz, de nem tudod a pontos amikor vagy ahol Szállításhoz.

​A Professzionális széle: A PPO hatékony eszköz a költségvetési terheléshez. Azt mondja a Finance -nek, hogy X dollárt költ, hogy fenntartsák a pénzeszközöket. Később az ütemterv kiadását kiadja a PPO ellen egy adott kézbesítés kiváltására. Ez gyakori a hosszú ólom-termékek gyártásában.

​Példa: elkötelezettség arra, hogy 10 000 tonna acélt vásároljon 800 dollár/tonna évre. Ezután kiadásokat ad ki 2500 tonna számára, amelyet negyedévente az Ohio üzembe szállítanak.

 

​3.​

​Mi ez: Megállapodás egy beszállítóval, hogy meghatározatlan mennyiségű árukat vagy szolgáltatást nyújtson egy idő alatt, legfeljebb a kiadási korlátozásig. Gyakran még a pontos árazást is tárgyalnak a kiadás idején.

​Mikor kell használni: ismétlődő, alacsony értékű vásárlásokhoz, ahol a kereslet folyamatos, de kiszámíthatatlan. Tökéletes a közvetett beszerzéshez (pl. Irodai kellékek, MRO alkatrészek).

​A Professzionális széle: A BPO a végső eszköz a hatékonysághoz. Előzetesen jóváhagyja a beszállítóit és a feltételeket, lehetővé téve az osztályok számára, hogy szükség szerint "húzzanak" árukat anélkül, hogy minden alkalommal teljes PO jóváhagyási cikluson mennek keresztül. Minden vásárlást egy takaró kiadásával hajtanak végre.

​Példa: BPO beállítása Graingerrel az MRO -készletekhez, 50 000Limit.ámainanceteCanthencalLandOdera50 helyettesítő motorral, a BPO -szám alatt, papírmunka nélkül.

 

​4. Szerződéses megrendelés (CPO)​​

​Mi az: ez nem áruk megrendelése. Ez egy mester jogi keretmegállapodás, amely meghatározza a beszállítóval folytatott összes jövőbeli tranzakció feltételeit.

​Mikor kell használni: A hosszú távú stratégiai partnerség kialakításakor egy kulcsfontosságú beszállítóval. Maga a CPO nem vásárol semmit.

​A szakemberek széle: A CPO -számot az összes későbbi szabványt vagy a tervezett POS -t, amely referenciaként hivatkozik, automatikusan a tárgyalt jogi és árképzési feltételek szabályozzák. Gyorolja az ismételt üzleti vállalkozások szerződéskötési folyamatát, és kritikus jogi védelmet nyújt.

​Példa: Egy 3 éves CPO tárgyalása egy logisztikai társasággal, amely magában foglalja a felelősségi záradékokat, a biztosítási követelményeket és a diszkontált kamatrendszereket. Minden alkalommal, amikor valamit el kell szállítania, kiad egy standard PO -t, amely a "CPO #XYZ" alatt van, és az összes fő kifejezés érvényes.

 

​Taktikai vásárlási megrendelési típusok egy pillanat alatt​

 

PO típus	Meghatározott részletek	Rugalmas részletek	Elsődleges felhasználási eset
​Standard po​	Tétel, qty, ár, kézbesítés	Egyik sem	Egyszeri, konkrét vásárlások
​Tervezett PO (PPO)​​	Tétel, qty, ár	Szállítási ütemterv	Költségvetés az ismert igényekhez
​Takaró PO (BPO)​​	Szállító, tételek, feltételek	Qty, ár, kézbesítés	Ismétlődő, ad-hoc igények
​PO (CPO) szerződés​​	Jogi feltételek	Minden más	Mester megállapodások létrehozása

 

4. rész: A stratégiai párosítás: A beszerzési típusok egyeztetése a PO -típusokkal

​

Itt az elmélet megfelel a gyakorlatnak. Így kapcsolja össze a professzionális beszerzési csapat a stratégiát a végrehajtáshoz.

 

​Stratégiai szükséglet (beszerzési típus)​​	​Ajánlott taktikai eszköz (PO típus)​​	​Miért működik ez a párosítás​
​Közvetlen beszerzés ​ (Pl, nyersanyagok)	​Tervezett megrendelés (PPO)​​	Ismeri a termelési előrejelzések anyagát és költségeit, de rugalmas kézbesítést igényel a termelési ütemtervhez. A kiadásokat csak időben adják ki.
​Közvetett beszerzés ​ (pl. Irodai kellékek)	​Takaró megrendelés (BPO)​​	A kereslet kiszámíthatatlan, de folyamatos. A BPO felhatalmazza a munkavállalókat arra, hogy bürokratikus késleltetés nélkül azonnal megkapják azt, amire szükségük van, miközben ellenőrzik a teljes kiadásokat.
​Szolgáltatások beszerzése ​ (pl. Consulting)	​Szerződés PO + szabványos POS​	A CPO meghatározza a mester jogi feltételeket. Minden projekthez vagy fázishoz egy későbbi standard PO -t használunk, részletezve a konkrét kocát, a teljesítményt és a fizetési mérföldköveket.
​Tőkeszerzés ​ (pl. Gépek)	​Gyakran megkerüli a szabványos POS -t​	Ez általában egy hivatalos RFP eljárást, egy tárgyalásos eszközvásárlási megállapodást és egy projekt vagy tőkekérési űrlap használatát, nem pedig a szokásos PO -t.

 

5. rész: A legjobb gyakorlatok és a elkerülendő általános buktatók

​

​A modern beszerzés legjobb gyakorlatai:​​

​Centralizálja a közvetett kiadásokat: A legnagyobb megtakarítások gyakran a kezelt BPO -k és az előnyben részesített beszállítók által a fragmentált közvetett kiadások konszolidálásából származnak.

​Végezzen el egy beszerzés-fizetési (P2P) rendszert: Automatizálja az áramlást a követeléstől a fizetésig. Ez érvényesíti a politikát, kiküszöböli a kézi PO létrehozását, és felbecsülhetetlen értékű kiadások elemzését biztosítja.

​Mestere az SLA -t: A szolgáltatások beszerzéséhez az SLA a Biblia. Határozza meg a KPI-ket, a jelentéstételi gyakoriságot és a brutális tisztaságú teljesítmény nem teljesítését.

​Számítsa ki a TCO -t, nem csak az egységárat: különösen a tőke és a közvetlen beszerzés esetén. A legolcsóbb lehetőségnek gyakran a legmagasabb a hosszú távú költsége.

 

​Az értéket elpusztító hibák:​​

​Maverick kiadások: Az alkalmazottak lehetővé teszik a jóváhagyott rendszerek és beszállítókon kívüli vásárlásokat. Ez elpusztítja a tárgyalt kedvezményeket, és megfelelőség rémálmokat hoz létre.

​A szokásos PO felhasználása mindenre: Ez az éretlen beszerzési funkció fémjele. Óriási adminisztratív hulladékot okoz az alacsony értékű tételekhez.

​Elhanyagoló Szállítói kapcsolatok kezelése (SRM): A legfontosabb beszállítói stratégiai partnerek. Kezelje őket ennek megfelelően a teljesítményértékelésekkel és a közös üzleti tervezéssel.

​Rossz szerződéskezelés: A CPO aláírása, majd a benyújtás. Rendszeresen vizsgálja felül a szerződéseket a megfelelés biztosítása és az újratárgyalási lehetőségek azonosítása érdekében.

 

Következtetés: A kettős rétegek elsajátítása

​

Annak megértése, hogy a "vásárlás" két réteggel rendelkezik - stratégiai beszerzési típusok és taktikai vásárlási megrendelések -, az elválasztja a profi vevő egy megrendelésről.

A cél az, hogy túllépjünk az egyes négy típus egyszerű ismerete. Arról szól, hogy szándékosan illeszkedik a stratégiai szándékának a leghatékonyabb taktikai eszközzel. Használja a PPO -kat a termelési leltár, a BPO -k kezelésére az alkalmazottak felhatalmazására és a közvetett kiadások ellenőrzésére, valamint a CPO -k erős, védett beszállítói partnerségek kiépítésére.

Ezzel átalakíthatja a beszerzést egy költségközpontból hatékony motorvá a hatékonyság, a kockázatcsökkentés és a stratégiai érték érdekében.

 

Gyakran feltett kérdések (GYIK)​

​

​1. kérdés: Melyik beszerzési típus a legsebezhetőbb a csalás és miért?​​

​V: A közvetett beszerzés gyakran a legsebezhetőbb. Decentralizált jellege, az alacsony értékű tranzakciók nagy mennyisége és a Maverick-kiadások megnehezítik a megfigyelést. A csalások hamis beszállítói számlák révén jelentkezhetnek az irodai kellékek vagy szolgáltatások, amelyek soha nem nyújtottak be, gyakran észrevétlenül maradnak a legitim költségek közepette.

 

​2. kérdés: Lehet -e egyetlen vásárlás többféle beszerzést tartalmazhat?​​

​V: Abszolút. Fontolja meg egy új gyár építését. Maga az építkezés a tőke beszerzése. A belső termékek nyersanyagai a közvetlen beszerzés. Az új irodák laptopjai közvetett beszerzések, a bérelt építészek pedig a szolgáltatások beszerzése. Egy nagy projekt gyakran megköveteli az összes típus egyszerre történő kezelését.

 

​3. kérdés: Hogyan befolyásolják a globális ellátási láncok a PO típus választását?​​

​V: Erősen befolyásolják. A hosszú ólom szerint a nemzetközileg forrásból származó közvetlen anyagok esetében a tervezett PO (PPO) elengedhetetlen a kapacitás és az árak biztonságához, a kiadások kezelésével a komplex logisztikát kezelik. A késések és a vámügyi kérdések kockázata gyakran egy szilárd PO -t tesz ki, amelynek egyetlen szállítási dátuma túl kockázatos.

 

​4. kérdés: A PO -egy takaró megegyezik -e, mint egy vállalati hitelkártya az eladóval?​​

​V: Nem pontosan. Hasonló célt szolgálnak a decentralizált kiadásokhoz, de a PO takaró kiváló irányítást kínál. Megállapítja az előre tárgyalt feltételeket és árakat, és kemény pénzügyi korlátot határoz meg. A hitelkártyának van korlátja, de hiányzik a szerződéses árképzés és feltételek, így a kiadások elemzése és az ellenőrzés megnehezíti a tény után.

 

​5. kérdés: Ki általában jogosult a szerződéses PO -val való jóváhagyáshoz, szemben a szokásos PO -val?​​

​V: A jóváhagyási hatóság többrétegű. A Hosszú távú jogi és pénzügyi kötelezettségvállalásokkal rendelkező szerződéses szerződés szinte mindig megköveteli a felső vezetés jogi felülvizsgálatát és jóváhagyását, például a beszerzési vagy pénzügyi igazgató igazgatójától. A meglévő szerződéssel szembeni standard PO csak az osztályvezető jóváhagyását igényelheti, mivel a legfontosabb feltételek már rendeződnek.

 

​6. kérdés: Mi történik, ha a szállító nem felel meg a szolgáltatási szintű szolgáltatási szerződés (SLA) feltételeinek?​​

​V: Az SLA -nak kifejezetten felvázolnia kell a jogorvoslatokat. Ez általában olyan pénzügyi szankciókat foglal magában, amelyeket gyakran "szolgáltatási krediteknek" neveznek, amelyeket levonnak a számlából. A krónikus alulteljesítmény érdekében a szerződésnek tartalmaznia kell az okok megszüntetését, és megvédi a vevőt attól, hogy diszfunkcionális kapcsolatba kerüljön.

 

​7. kérdés: Az induláshoz melyik beszerzési típusot kell először formalizálni?​​

​V: Először a közvetett beszerzésre összpontosítson. A korai stádiumú induló vállalkozások kaotikus kiadásokat tapasztalnak a SaaS eszközökre, marketing ügynökségekre és berendezésekre. Egy egyszerű politika és a kezelt BPO végrehajtása olyan kulcsfontosságú területeken, mint a szoftver, megakadályozza a pazarló kiadásokat, és a pénzügyi ellenőrzés kultúráját létrehozza, mielőtt a méretezés kezelhetetlenné válik.

 

​8. kérdés: Hogyan befolyásolja a fenntarthatóság/ESG a beszerzési típusok kiválasztását?​​

​V: Ez egy stratégiai réteg. A közvetlen beszerzéshez ez azt jelenti, hogy az etikai beszerzési és környezetvédelmi gyakorlatok beszerzõit ellenőrzik. A tőke beszerzéséhez ez magában foglalja az eszközök energiahatékonyságának és élettartamának értékelését. Az erős ESG -politika azt jelentheti, hogy egy kissé drágább beszállítót választ, amely megfelel a vállalati értékekhez, befolyásolva az összes vásárlási döntést.

 

​9. kérdés: Mi a nem PO-vásárlás szerepe, és mikor elfogadható?​​

​V: A nem PO-vásárlás, mint például egy kicsi készpénzes tranzakció vagy vállalati kártya kiadások előre kiadott PO nélkül, szükséges gonosz. Ez csak a szigorú monetáris küszöb alatti triviális, sürgős költségek esetén elfogadható (pl. 100 dollár alatt). Ennek ellenére erőteljesen igényel a tények utáni költségek beszámolását és egyeztetését az ellenőrzési nyomvonalak fenntartása és a visszaélések megelőzése érdekében.

 

​10. kérdés: Hogyan mérheti a beszerzési stratégiájának sikerét a költségmegtakarításon túl?​​

​V: A kulcsfontosságú mutatók közé tartozik a beszállítói teljesítmény (az időben történő szállítás, a minőségi hibák aránya), a folyamat hatékonyságát (ciklusidő a követeléstől a megrendelésig, a kezelt kiadások százalékos aránya) és a kockázatcsökkentés (az egyéni beszállítók száma, a megfelelőség-ellenőrzési eredmények). A valódi siker a költség, a hatékonyság és az ellenálló képesség egyenlege.