B2B kisvállalati beszerzési szolgáltatások: Útmutató a kiszervezéshez és az ESG -hez

Ha alapító vagy egy kis vagy közepes méretű vállalkozás vezetője, számtalan kalapot visel. Te vagy a látnok, az értékesítés vezetője, és gyakran alapértelmezés szerint a beszerzési vezérigazgató. Ez azt jelenti, hogy valószínűleg drága órákat tölt a beszállítói idézetek összehasonlításával, a vásárlási megrendelések kezelésével és a szerződések adatainak navigálásával - mindezt, miközben azon gondolkodik, vajon valóban a lehető legjobb értéket kapja -e, vagy tudatlanul kitéve a vállalat kockázatát.

Ez az egyetemes kisvállalkozás -beszerzési dilemma: az idő és az erőforrások végesek, de az áruk és szolgáltatások vásárlásának összetettsége nem. Ez az útmutató átvágja ezt a bonyolultságot. Nem csak azt magyarázzuk, hogy mi a B2B beszerzése; Világos, megvalósítható keretet biztosítunk annak eldöntésében, hogy belsőleg felépítjük -e ezt a funkciót, kiszervezzük azt szakértőknek, vagy tőkeáttételi technológiát használjuk - és hogyan kell beágyazni a fenntartható gyakorlatokat a kezdetektől.

 

Miért nem sikerül a szokásos beszerzési tanácsadás a kisvállalkozások?

A B2B beszerzések legtöbb útmutatóját nagyvállalatok számára írják, akik dedikált csapatokkal és millió dolláros költségvetéssel rendelkeznek. Egy SMB esetében a valóság alapvetően eltérő. A kihívások egyediek:

• A szakértelem -különbség: Nem engedheti meg magának a beszerzési vezérigazgatót, de kétségbeesetten szüksége van stratégiai beszerzési készségekre, hogy elkerülje a megbízhatatlan partnerek túlfizetését vagy kiválasztását.

• A volumen dilemma: A megrendelési kötetek nem adhatják meg a nagyvállalatok parancsnokságát, amely állandó költségeket jelent.

• A megfelelési vak hely: A beszállítói etikailag megalapozottak? Megfelelőek -e a fejlődő környezeti (E), a társadalmi (ok) és a kormányzás (G) előírásainak? Egy kis csapat számára az átvilágítás elvégzése szinte lehetetlen, ám a hírnév és a pénzügyi kockázatok nagyon valósak.

• Az idő süllyedése: Azok az órák, amikor a kézi beszerzést, az ellenőrzést és a beszállítókkal folytatott tárgyalásokat töltik, az alapvető vállalkozás növeléséből származik. Az alternatív költség óriási.

Ezen egyedi nyomás megértése az első lépés egy olyan beszerzési funkció felépítése felé, amely nem csak működik - ez kiváló.

 

A vásárláson túl: Mit csinálnak a modern B2B beszerzési szolgáltatások valójában

 

Amikor beszélünk " B2B beszerzési szolgáltatások , "Nem egy egyszerű megrendelési szolgáltatásról beszélünk. Gondolj egy professzionális beszerzési ügynökre, mint a csapatának kiterjesztésére, egy stratégiai partnerre, amely az egész ellátási lánc életciklusát kezeli. Alapvető szolgáltatásaik között szerepel.:

Stratégiai beszerzés és beszállítói azonosítás: Nem csak a Google -t használják. Használják ki a globális hálózatokat és a piaci intelligenciát, hogy olyan beszállítókat találjanak, amelyeket önmagában nem találnának, gyakran költség-versenyképes vagy speciális régiókban.

Tárgyalás és szerződéskezelés : Itt keresik meg a megtartást. Megértik a teljes költségmodelleket (nem csak az egységárat), és tárgyalják az Ön által védett feltételeket, ideértve a minőségi SLA -kat, a fizetési feltételeket és a felelősség záradékait.

Szállítói sokféleség és az ESG -megfelelés ellenőrzése : A szakmai szolgáltatás szisztematikusan értékeli a potenciális beszállítókat az ESG kritériumok alapján. Ez nem csak egy "kedves"; Ez egy kritikus kockázatcsökkentési és értékteremtési stratégia. Gondoskodnak arról, hogy ellátási lánca rugalmas, etikus, és igazodik a modern fogyasztói és befektetői elvárásokhoz.

Folyamat -automatizálás és kiadás elemzés: Olyan beszerzési platformokat hajtanak végre és kezelnek, amelyek láthatóságot biztosítanak minden dollárba, a megtakarítási lehetőségek azonosításával és a jóváhagyások korszerűsítésével.

 

Az SMB Crossroads: Építés, Partner vagy Automatizáció?

 

Ez a legkritikusabb döntés, amelyet meghozhat. Nincs egységes válasz, de a vállalat profilja erősen rámutat az optimális útra. Itt van a három elsődleges lehetőség bontása:

 

 

1. lehetőség: A DIY házon belüli csapat

• Legjobb: A kiszámítható, alacsony komplexitású beszerzési igényekkel rendelkező vállalatok és a személyzet, aki a sávszélességgel és a kezelési képességekkel rendelkezik.

• A valóság: Ez gyakran egy "nem viseletlen" feladatgá válik, amely egy már elfoglalt műveletre vagy pénzügyi menedzserre esik. Dedikált szakértelem nélkül elmulasztja a stratégiai megtakarításokat és a kockázatvállalási költséges hibákat a beszállítói kiválasztásban.

 

2. lehetőség: Kiszervezés egy B2B beszerzési szolgáltatásnak vagy ügynöknek

• Legjobb: A kisvállalkozások túlnyomó többsége. Ez a titkos fegyvered. Ha növekvő vagy összetett kiadásai vannak, hiányzik a belső szakértelem, és az alaptermékre vagy szolgáltatásra összpontosítania kell, a kiszervezés a leghatékonyabb és leghatékonyabb út.

• A valóság: Azonnal hozzáférést kap a szakértői ismeretekhez és a tárgyalási erőkhöz. A rögzített, nehezen menedzsment költségközpontot (fizetéseket) változó, teljesítmény-vezérelt költséggé változtatja. A legjobb ügynökök egy nyereség-megosztási modellen működnek, ami azt jelenti, hogy sikerüket a megtakarításokhoz kötik.

 

3. lehetőség: A B2B beszerzési platform/szoftver

• Legjobb: Azok a vállalatok, amelyek már létrehozták az alapvető beszerzési folyamatokat, és hatékonyan kell méretezni őket. A szoftver automatizálja a megrendelést és a jóváhagyást, de nem biztosítja az agyi erőt.

• A valóság: A platform eszköz, nem stratégia. Kiválóan képes végrehajtani a kiadási politikákat és a láthatóságot létrehozni, de önmagában nem talál új, jobb vagy olcsóbb beszállítókat.

 

A döntési kereted:

Tegye fel magának ezeket a kérdéseket:

1. Jelentős az árukra és szolgáltatásokra gyakorolt ​​éves kiadásunk (> 500 ezer dollár) és összetett? (Igen => Hajoljon egy szolgáltatás felé)

2. Van -e olyan alkalmazottunk, akinek a dedikált idővel és képessége van ennek stratégiai kezelésére? (NO => Hajoljon egy szolgáltatás vagy platform felé)

3. Az ESG/fenntarthatóság kezelése az ellátási láncban prioritási vagy megfelelési követelmény? (Igen => Szinte biztosan szükség van egy szolgáltatásra)

4. Elsődleges szükségünk van a belső kiadások ellenőrzésére és a jóváhagyások automatizálására? (Igen => A platform jó kezdet lehet).

Ha az 1. vagy a 3. kérdésre válaszolt az "Igen" -re, akkor a beszerzési szolgáltatás a legerősebb lehetőség.

 

Fenntartható beszerzési stratégia felépítése: 5 lépésből álló, cselekvési keret

 

A fenntartható beszerzési stratégia nem az idealizmusról; A hosszú távú üzleti ellenálló képességről szól. Így kell csinálni, függetlenül attól, hogy belsőleg vagy ügynökkel dolgozik.

 

 

1. lépés: Belső ellenőrzés és célok kitűzése

Végezzen egy kiadás -elemzést. Hová megy a pénzed? Ezután állítson be intelligens célokat. Példa: "18 hónapon belül aktív beszállítóink 30% -át igazolják az új ESG-eredménykártyánkkal szemben, és 50% -kal csökkentjük az egyszer használatos műanyagot a csomagolásban."

 

2. lépés: Fejlessze ki a Beszállítói magatartási kódex

Dokumentálja a nem tárgyalásokat. Ennek magában kell foglalnia a környezetvédelmi gyakorlatokat (hulladékgazdálkodás, szén-dioxid-kibocsátás), a társadalmi felelősségvállalásnak (munkaügyi előírások, sokféleség és befogadás) és az irányítás (megvesztegetésellenes, etika).

 

3. lépés: Integrálja az ESG -t Beszállítói értékelés

Ez a megvalósítás lényege. Haladjon túl a költségen és a minőségen. Hozzon létre egy beszállítói eredménykártyát, amely magában foglalja:

• Környezeti: Van -e környezeti menedzsment rendszerük? Jelenthetnek a szénlábnyomukról?

• Szociális: Bemutathatják -e a tisztességes béreket és a biztonságos munkakörülményeket a létesítményeikben?

• Kormányzás: Átlátszóak -e a tulajdonjoguk és az üzleti gyakorlatok szempontjából?

 

4. lépés: Végrehajtás a partnerével
Ha beszerzési ügynököt használ, akkor itt veszik át a vezetést. Az eredménykártyát használják az új beszállítók átvizsgálására és a meglévők ellenőrzésére. Ha belső vagy, szisztematikusan alkalmaznia kell ezeket a kritériumokat az összes új beszerzési eseményre.

5. lépés: Monitor, Jelentés és Optimalizálás
Kövesse nyomon az előrehaladást a Clear KPI -kkel. A legfontosabb mutatók között szerepel:

• Az ESG-kompatibilis beszállítókkal történő kiadások % -a

• Szénlábnyom csökkentése az ellátási láncban

• A beszállítói sokféleségi kiadás (pl. Kisebbség/nők tulajdonában lévő vállalkozásokkal)

• A beszállítói ellenőrzés száma nem megfelelő

A rendszeres jelentések elszámoltathatóvá teszik Önt, és lehetővé teszi, hogy egy hatalmas történetet meséljen az ügyfeleknek és a befektetőknek.

 

A B2B beszerzési partnerének kiválasztása: Az Essential Vetting ellenőrzőlista

 

 

Nem minden beszerzési szolgáltatás jön létre egyenlő. Szüksége van egy partnerre, nem csak eladóra. Használja ezt az ellenőrzőlistát a kiválasztási folyamat során:

1. Bizonyított SMB tapasztalat: "Tudna-e nyújtani 2-3 esettanulmányt a méretünkön és az iparunkban?" Keressen kézzelfogható eredményeket - specifikus megtakarítási százalékokat vagy folyamatjavításokat.

2. Fenntartható beszerzési képességek: "Vegye át a beszállító ESG -hitelesítő adatainak ellenőrzésének folyamatát. Meg tud -e osztani egy mintát a beszállítói értékelési kérdőívről?" Válaszuknak részletesnek és módszertannak kell lennie.

3. Technológia és átláthatóság: "Milyen jelentési és kiadási elemzési platformot nyújt? Láthatok egy minta irányítópultját?" Szüksége van valós idejű láthatóságra, nem csak egy havi PDF-jelentésre.

4. Díjszerkezet igazítása: "Átlátszó az árképzési modell? A nyereség-megosztási alapon dolgozik, amely a megtakarításokhoz kapcsolódik?" Ez közvetlenül összehangolja ösztönzőit a sikerhez.

5. Kulturális illeszkedés és kommunikáció: "Ki lesz a napi kapcsolatunk? Mik a szokásos válaszidők?" Szoros partnerségbe lépsz; Biztosnak kell lennie megbízhatóságukban és kommunikációs stílusában.

 

A cselekvési terved: A beszerzés kiválóságának következő lépései

 

A tudás most a tiéd. Ideje cselekedni. Itt van az egyszerű, háromlépcsős ütemterv:

1. Gyors önértékelést végezzen: Használja a fenti döntési keretet az irány megszilárdításához. A legtöbb kkv -k számára ez a speciális beszerzési szolgáltatások feltárására irányul.

2. Fejleszteni egy rövid listát: Az ellenőrző ellenőrző listán alapul, azonosítsa a 2-3 potenciális beszerzési szolgáltató partnereket. Keressen azokat, akik hitelesen beszélnek mindkét költségmegtakarításról és Fenntartható, etikus beszerzés.

3. Beszélgetés indítása: Keresse meg a kezdeti konzultációkat. Egy jó partner ésszerű kérdéseket tesz fel az üzleti céljaival és kihívásaival kapcsolatban, nem csak egy általános szolgáltatási csomagot.

 

A B2B beszerzési szolgáltatásai kérdései, válaszoltak

 

Van kérdéseid. Megkapjuk. Döntés, hogy a munkával a beszerzési partner nagy lépés, és normális, ha néhány aggodalomra ad okot. Azért vagyunk itt, hogy tisztázzuk a dolgokat.

Itt vannak a válaszok a leggyakoribb kérdésekre.

 

1. K: Mennyi ideig tart általában a fedélzeten egy beszerzési szolgáltatással, és elkezdi látni az eredményeket?

A: Hogy őszinte legyek, nem szabad várni a mágia egyik napról a másikra, de nem szabad hónapokig várnia. Egy tipikus fedélzeti beépítési folyamat-ahol megtanuljuk vállalkozását, elemezzük a kiadásait, és integrálódunk a rendszerekbe-kb. 2-4 hétig tart. Az első 30-60 napon belül gyakran látja a "Gyors nyertes" megtakarításokat a könnyen átruházható tárgyakon, míg a bonyolultabb, stratégiai beszerzési projektek 3-6 hónapot vehetnek igénybe a teljes optimalizáláshoz.

 

2. K: Mi van, ha már van néhány beszállítónk, akiket szeretünk? Kénytelenek vagyunk cserélni őket?

A: Itt van a helyzet: Célunk az, hogy optimalizáljuk az ellátási láncot, ne szakítsa le azt, ami már működik. Mindig azzal kezdjük, hogy a meglévők alapos áttekintését végezzük beszállítói kapcsolatok - Ha egy aktuális partner jól teljesít a költségekkel, a minőséggel, és Megbízhatóság, támogatni fogjuk őket. Szerepünk az, hogy érvényesítsük teljesítményüket, nem pedig automatikusan helyettesítjük őket.

 

3. K: Nagyon rés iparban vagyunk. Hogyan lehet biztos benne, hogy megérti sajátos igényeinket?

A: Ez egy fantasztikus kérdés. Noha lehet, hogy nem vagyunk szakértők az Ön sajátos termékében az első napon, abszolút szakértők vagyunk a folyamat a beszerzés és az ellátási lánc menedzsmentje. Más szavakkal, tudjuk, hogyan lehet megtalálni, állatorvosi és tárgyalni a beszállítókkal, az iparágtól függetlenül. Vállalkozásának hallgatóivá válunk, gyorsan belemerülve magunkat az iparág tájába, hogy megtaláljuk a legjobb partnereket az Ön számára.

 

4. K: Hogyan kezelheti a bizalmas információkat, például a termékterveket vagy a pénzügyi adatokat?

A: A titoktartása nem tárgyalható. Bármely jó hírű beszerzési partnernek robusztus, nem nyilvánosságra hozatali megállapodása (NDA) van érvényben, mielőtt egyetlen dokumentumot megosztana. Ezenkívül azt javasoljuk, hogy kérdezze meg adatbiztonsági protokolljaikat. Például biztonságos, titkosított platformokat használunk minden fájlmegosztáshoz és kommunikációhoz, hogy a szellemi tulajdonod egyedül maradjon.

 

5. K: Ez a szolgáltatás csak a termék-alapú vállalkozások számára, vagy a szolgáltatás-alapú vállalatok is profitálhatnak?

A: Általános tévhit! Miközben sok munkát végezünk olyan vállalatokkal, amelyek fizikai termékeket fordítanak, a szolgáltatás-alapú vállalkozásoknak "szolgáltatások beszerzési" igényei vannak. Ez magában foglalja az IT és a marketing ügynökségek beszerzésétől a létesítménykezelési és tanácsadási szolgáltatásokig. A stratégiai tárgyalások, az eladó menedzsment és a szerződések felülvizsgálatának alapelvei tökéletesen érvényesek.

 

6. K: Mi történik, ha probléma merül fel egy ajánlott szállítóval? Ki kezeli?

A: Mi csináljuk. Az ügynök birtoklásának egyik legnagyobb értéke az, hogy az Ön dedikált kapcsolattartójaként járunk el. Ha van egy minőségi késés vagy szállítási kérdés, akkor hozzánk jön. Használjuk a beszállítóval fennálló kapcsolatainkat a probléma gyors megoldása érdekében az Ön nevében, megtakarítva a konfliktus közvetlen kezelésének stresszét és idejét.

 

7. K: Olyan vállalkozásokkal dolgozik, amelyek nagyon alacsony éves kiadásokkal rendelkeznek?

A: Őszintén szólva, gyakran van egy minimális kiadási szint, hogy elkötelezettségünk mindkettőnk számára pénzügyi szempontból életképes legyen, mivel a mi hatásunk az általunk kezelt kötethez kapcsolódik. Az "alacsony" azonban relatív. Dolgoztunk az induló vállalkozásokkal és a kkv -kkel, amelyek évente akár 250 000 dollárt költenek, ahol jelentős hulladékot azonosítottunk. A legjobb módja annak, hogy megtudja, ha egy gyors, nem kötelező beszélgetés folytatja a számát.

 

8. K: Hogyan mérik a teljesítményét a költségmegtakarításon túl?

A: A költségmegtakarítás a legszembetűnőbb mutató, de ez nem az egyetlen. A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI), például a kulcsfontosságú teljesítménymutatókról is nyomon követjük és jelentjük. beszerzési ciklusidő (Milyen gyorsan kapja meg, amire szüksége van), beszállítói teljesítmény eredménykártyák (minőségi és időben történő szállítás), és A folyamat hatékonyságának növekedése (A csapatának mennyi ideje felszabadult). Mindez hozzájárul az alsó sorhoz.

 

9. K: Tudna -e segíteni nekünk, ha fő célunk a helyi beszállítók, nem pedig a nemzetközi beszállítók megtalálása?

A: Teljesen. Szerepünk az, hogy végrehajtsuk tiéd stratégia. Ha az Ön prioritása egy helyi, rugalmas ellátási lánc felépítése a szállítási kibocsátások csökkentése vagy a közösség támogatása érdekében, akkor ez lesz az elsődleges beszerzési kritériumunk. Megvan az eszköz, amely ugyanolyan hatékonyan megtalálja a kiváló minőségű helyi és háztartási beszállítókat, mint a nemzetközi.

 

10. K: Mi az az egyetlen dolog, amiben a legtöbb vállalkozás meglepte, miután elkezdtek dolgozni veled?

A: Sok vezetőt meglepte a megkönnyebbülés és a visszanyert irányítás érzése. Arra számítanak, hogy pénzt takarítanak meg, de nem mindig várják el a puszta mentális sávszélességet, amelyet visszatérnek. Hirtelen nem aggódnak a beszállítói dráma miatt, vagy az utolsó pillanatban történő vásárlások miatt. Van egy tiszta műszerfaluk és egy szakértő csapatuk, amely mindent kezel, ami lehetővé teszi számukra, hogy jobban aludjanak éjszaka, és a növekedésre összpontosítsanak.