A kínai beszerző ügynökkel való együttműködés drasztikusan egyszerűsítheti a beszerzést - de csak akkor, ha a kapcsolatot egyértelmű, végrehajtható elvárásokkal állítják be. Túl sok vásárló az ügynököket informális partnerekként kezeli, és a késői szállítmányokban, a rejtett jelölésekben, a minőségi menekülésekben és a legrosszabb esetekben elveszített szellemi tulajdonban fizet. Ez az útmutató ezt a bizonytalanságot operatív playbook -ként változtatja: mit kell megkövetelni, hogyan lehet ellenőrizni, és hogyan kell felelősségre vonni az ügynököt.

Az alábbiakban talál egy praktikus, non-nonsense ütemtervet, amelyet a beszerzési csapatok azonnal használhatnak. Ez magában foglalja a beszállító legitimitását, a lépésről lépésre történő ellenőrzési SOP-t és a három ellenőrző kapukat (FAI → IPQC → PSI) betonmintavétel és AQL útmutatással. Kapni fogja a másolat-paszta SLA-t és a szerződéses nyelvet-beleértve az IP, ESG és a büntetési záradékokat-, valamint egy 90 napos végrehajtási tervet és letölthető ellenőrző listákat, hogy ezeket az ellenőrzéseket cselekedjenek.

Ez nem elmélet. Az ajánlásokat a végrehajthatóságra tervezték: mérhető KPI -k, átlátható díjszabályok, független ellenőrzési jogok és az ellátási folytonosság védelme érdekében álló esetleges kiváltó események. Olvassa tovább, hogy kiépítsen egy olyan beszerzési kapcsolatot, amely csökkenti a kockázatot, csökkenti az átdolgozást, megőrzi a margót és védi a márkáját.

 

Kiemelés

 

Egyoldalas, végrehajtható ellenőrzőlista, amely homályos elvárásokat mérhető SLA-kká és KPI-kké változtat.

Beton QA/QC mintavételi tervek (első cikk, folyamatban, előkészítés) és a Példa AQL küszöbértékek terméktípusonként.

Másolás és beillesztési szerződéses záradékok: Hatály, IP/NDA, SLA/KPI + felszámolt károk, ESG és ellenőrzés, felmondás és vitarendezés.

Vetting SOP piros zászlókkal és egy rövid időtartamú szkripttel, amelyet azonnal használhat.

Két rövid, anonimizált esettanulmány egyértelmű leckékkel és a következő lépéssel rendelkező sablonokkal.

 

TL; DR-Egyoldalas ellenőrző lista 

 

Társaságbiztos : Üzleti engedély, adószám, export engedély, fő gyári cím, fotók.

Hivatkozások és kapacitás : 2 Ügyfélhivatkozások + minta előállítási napló, amely a legutóbbi megrendeléseket mutatja.

Minták és fai : Írásbeli minta jóváhagyási ütemterv és első cikkjelentés (FAI).

QC terv : Határozza meg az ellenőrzési pontokat (FF, IPQC, PSI), mintavétel %, AQL a kritikus/fő/kiskorú számára.

SLA & KPIS : időben történő kézbesítés ≥95%; Rendelési átfutási idő variancia ≤ ± 7 nap; A kötegelt hibás arány ≤1% (iparonkénti kiigazítás).

Díjak és átláthatóság : Tételes díjtábla (Bizottság, beszerzési díj, ellenőrzés, logisztika).

IP & NDA : Az aláírt NDA + záradék korlátozó szert a termék bevezetésétől másoknak.

ESG : A közelmúltbeli társadalmi/kémiai ellenőrzés igazolása vagy a harmadik fél ellenőrzésének ígéretének igazolása 6 hónapon belül.

Logisztikai felelősség : Határozza meg az Incoterm, a teherfuvarozási tulajdonosok, a vámdokumentumok, a követelések folyamatát.

Kifogásosság : Biztonsági mentési gyári terv, minimális biztonsági állomány, sürgősségi átrendezés SLA.

 

1. Miért számít ez 

 

A beszerző ügynök a helyi operatív kar. A homályos elvárások kudarcokká válnak: elmulasztott szállítmányok, rossz minőség, IP -expozíció vagy rejtett jelölések. Kezelje a kapcsolatot, mint egy szerződéses műveleti szolgáltató - nem olyan barát, aki „rendezi”. Szükség van dokumentációra, mérhető KPI -kre és előre meghatározott gyógymódokra. A cikk többi része ezeket a szavakat eljárásokká, sablonokká és szerződéses szöveggé változtatja, amelyet ugyanazon a héten használhat.

 

2. Ki olvassa el ezt és amire szükségük van

 

Beszerzési menedzserek — Szüksége van reprodukálható ellenőrző listákra és SLA sablonokra.

Ellátási lánc -igazgatók — Szüksége van a kockázatellenőrzésekre, a készenléti tervezésre és a KPI műszerfalakra.

Márka/termékmenedzserek (határokon átnyúló/e-kereskedelem) — Szüksége van FAI, csomagolás és FBA Prep követelményekre.

Megfelelőség/ESG tisztviselők — Szüksége van ellenőrzési triggerekre, kármentesítési ütemtervekre és a korrekciós intézkedések igazolására.

Ha egy beszerzési programot épít vagy szkop, akkor először összpontosítson a következőkre: (1) Vetting & Documentation, (2) A pénzhöz kötött minőségbiztosítási rendszerek (büntetések/ösztönzők) és (3) kontingencia és IP-védelem.

 

3. Minimális dokumentumok és bizonyítékok szükségesek 

 

Eredeti vagy jegyzett szkennelésre van szükség (a szerződés mappájában tartva):

Üzleti engedély + jogi képviselő.

Export/behozatali adónyilvántartás és vámok nyilatkozatának példái.

Gyári cím + A gyártási vonalakról és a raktárról szóló legújabb fotók.

Termékminták keltezett mintamegjegyekkel.

A biztosítás igazolása (rakomány és felelősség) Ha azt állítják, hogy biztosítják a szállítmányokat.

Aláírt ügyfél referencialevelek vagy kapcsolatba hozható referenciák megrendelési kötetekkel és dátumokkal.
Tartsa a másolatokat a dokumentumkezelő rendszerben, és csatolja a PO -t.

 

4. Vetting SOP-lépésről lépésre 

 

Dokumentum ellenőrzése (0. nap) — Erősítse meg az üzleti licencet, exportnyilvántartást.

Referencia -ellenőrzés (1–2. Nap) — Hívja a 2 játékvezetőt; Kérdezzen a minőségről, az időszerűségről és az átláthatóságról. Használja az alábbi szkriptet.

Minta és FAI (3–14. Nap) — kérjen mintákat; Határozza meg a FAI elfogadási kritériumait; naplóváltozások.

A helyszíni értékelés (7–30. Nap) — távoli videó áttekintés vagy fizikai ellenőrzés; Használja a gyári ellenőrzési űrlapot.

Szerződés és próba végzés (14–45. Nap) — Jelentkezzen be egy korlátozott PO -t, tiszta SLA -val, fizetési megosztás és ellenőrzési feltételekkel.

Figyelje az első két megrendelést — Végrehajtja a heti állapotjelentéseket (fényképek, anyagbemenetek, kapacitás) és a végső PSI -t.

 

Gyors referencia telefon szkript a referenciákhoz:

“Szia - fontolgatjuk [ügynök nevét]. Meg tudja erősíteni: (1) Forrás/ellenőrzés volt az Ön számára? (2) Megfeleltek -e a szállítási dátumok? (3) Van -e rejtett díj? (4) Hogyan kezelték a nem megfelelőséget?”
Nevek, dátumok és eredmények nyilvántartása.

Piros zászlók: kitérő válaszok, nem hajlandó fényképeket adni, következetlen vállalati címet, megtagadni a PSI vagy a harmadik fél ellenőrzését.

 

5. Minőségirányítás - Ellenőrzési pontok, mintavétel és AQL

Kezelje a minőséget három kapcsolt kapunak: Első cikk (FAI) → Folyamatban lévő QC (IPQC) → A hajó előtti ellenőrzés (PSI).

A. Első cikk (FAI / első darab jóváhagyás)

Cél: Ellenőrizze a tervezés-gyártási szándékot a tömegtermelés előtt.

Teljesítmények: Dimenziós jelentés, fotók, csomagolási minta, címkézés.

Művelet: A FAI jóváhagyása írásban szükséges penész/szerszám vagy ömlesztett futás előtt.

B. folyamatban lévő QC (IPQC)

Frekvencia: A kritikus folyamatok napi ellenőrzése (pl. Forrasztás, varrás szilárdsága).

Bizonyítékok: Időbélyegző képek, termelési hangerőnaplók, elutasított darabnaplók.

C. A hajó előtti ellenőrzés (PSI)

Időzítés: A betöltés előtt 7 napon belül.

WHO: Független harmadik fél (ajánlott) vagy elfogadott elszámoltathatósági záradékkal rendelkező ügynök.

Mintavételi táblázat (gyakorlati): Bázismintavétel a tétel méretén (az alábbiakban példák).

Példa a mintavétel és az AQL (ipari típusú, kockázatonkénti kiigazítás)

Tétel mérete 1–500 db → 20% vagy perc 10 darab minta.

A tétel mérete 501–3,200 db → 32 db minta (ANSI/ISO táblázat hozzávetőleges).

AQL küszöbértékek (javasolt kiindulási pontok):

Kritikus hibák: 0% tolerancia (0 elfogadás).

Fő hibák: AQL 1,0–2,5 (cél ≤1%, ahol a biztonság/illeszkedés fontos).

Kisebb hibák: AQL 2.5–4.0.

Megjegyzés: Az elektronikához állítsa a fő ≤1,0; A textil esetében fő ≤2,5; A hardver esetében fő ≤1,5. Használjon szigorúbb küszöbértékeket a márkaérzékeny SKU-khoz.

Átdolgozás és elutasító munkafolyamat (szerződésben kell lennie)

• Ha nem sikerült: A szállító 48 órán belül biztosítja az átdolgozási tervet, és az újbóli ellenőrzés előtt fotó bizonyítékokat nyújt.

• Ha az átdolgozás újra meghibásodik, → A vevő elutasíthatja a teljes tételt, és cserét vagy jóváírást igényelhet. Határozza meg az átdolgozás, az árufuvarozás és a harmadik fél ártalmatlanításának költségelosztását.

 

6. SLA & KPI sablon 

Az alábbiakban egy praktikus SLA található, amelyet beilleszthet egy megállapodásba. Cserélje ki a zárójelű elemeket.

 

 

Hogyan lehet megfogalmazni a büntetési záradékot (minta):

A beszállító/ügynök egyetért azzal, hogy ha az időben történő kézbesítés bármely gördülő hónapban a cél alá esik, akkor a beszállítónak a vevőnek a türelmi időn túl meghaladó napi PO-értékének [x]% -ának megegyező [x]% -ának megfelelő károkat kell fizetnie, nem pedig a PO-érték% -át. A felszámolt károkat a veszteség valódi előre becsléseként és nem büntetésként kell megállapodni.”

Jegyzet: A felszámított károknak ésszerűnek és végrehajthatónak kell lenniük a joghatóságban - a záradékot ügyvéd futtassa.

 

7. Szerződéses nyelv, amelyet másolhat (kulcsfontosságú záradékok)

Az alábbiakban rövid, gyakorlati záradékok vannak beilleszthetnek egy szerződésbe. Szerkessze a zárójelű szöveget.

Szolgáltatások hatálya

“Az ügynök beszállítókat kell beszereznie, tárgyalja az árat és a feltételeket, kezelje a minta jóváhagyásait, koordinálja a termelési felügyeletet (FAI, IPQC), szervezze meg a munkavégzés előtti ellenőrzést, és segítse a logisztikát és az exportdokumentumokat, amint azt a Vevő írásban kéri.”

Díjak és számlázás

“Ügynöki díjstruktúra: [Százalékos]% Bizottság a FOB gyárának áráról vagy $ [összeg] rögzített díjjal. A harmadik fél költségeit (ellenőrzés, tesztelés, ellenőrzés, árufuvarozás) a fizetéstől számított 7 napon belül a támogató számlák költségén kell számlázni. Az ügynök nem tölti fel a nyilvánosságra nem hozott jelöléseket.”

Szellemi tulajdon és titoktartás (NDA)

“Az ügynök elismeri a vevő IP -jét, és beleegyezik abba, hogy nem nyilvánosságra hozza, nem reprodukálja és nem terjeszti a jelen Megállapodás szerinti teljesítménnyel, rajzokat vagy előírásokat, kivéve a teljesítmény célját. Az ügynök nem vezet be a vevő termékét harmadik fél számára a vevő előzetes írásbeli hozzájárulása nélkül. Ez a kötelezettség [x] évig fennmarad a megszüntetést.”

Alszkennel és összeférhetetlenség

“Az ügynöknek nyilvánosságra kell hoznia az összes alszobát, és az alvállalkozás előtt meg kell szereznie a vevő írásbeli jóváhagyását. Az ügynök nem fog megrendelni azokat a szervezeteket, amelyekben az ügynök vagy annak leányvállalatainak tulajdonosi érdeke van a vevő írásbeli hozzájárulása nélkül.”

Ellenőrzés és elfogadás

“A Vevő fenntartja a jogot egy független harmadik fél ellenőrének kinevezésére. A végső elfogadás a PSI és az elfogadási tanúsítvány kibocsátása után történik. Ha a tétel kudarcot vall, a beszállítónak saját költségén (i) átdolgozza a terméket a vevői szabványra; (ii) cserélje ki a hibás árukat; vagy (iii) teljes hitelt nyújt.”

ESG és ellenőrzési záradék

“Az ügynöknek gondoskodnia kell arról, hogy a beszállítók megfeleljenek a vevő beszállítói magatartási kódexének. Az ügynök megkönnyíti a harmadik fél társadalmi/környezeti ellenőrzését (SMETA/SA8000/ISO). A beszállítónak minden nem megfelelő napon belül korrekciós cselekvési terveket kell készítenie.”

Az ok miatt megszüntetés

“A vevő azonnal felmondhatja az ügyet, ha az ügynök lényegesen megsérti ezt a megállapodást, ideértve az ismételt szállítási hibákat, az IP -megsértést vagy a tanúsításban szereplő anyagi hamis nyilatkozatokat. A felmondás után az ügynök teljes együttműködést biztosít a vevő vagy az utód átadására.”

Vita felbontás

“Bármely vitát a [CUNCITRAL / ICC] szabályok szerint a [UNCITRAL / ICC] szabályok szerint a Hongkong / Szingapúr / Joghatóság választottbírósági eljárása határozza meg. Irányító törvény: [joghatóság].”

 

8. Árképzési és díjmodellek - Mit kell elfogadni, mit kell elkerülni

 

Bizottság (a FOB% -a) — A beszerző szereknél közös. Előnyök: Összehangolja a vételár ösztönzését. Hátrányok: Elrejtheti az ellenőrzések vagy a logisztika jelöléseit. Átláthatóságot és bevételeket igényel.

Rögzített díj PO / havonta tartó — Jó, ha kiszámítható költségvetés -tervezésre van szüksége. Jobb a folyamatban lévő programmenedzsmenthez.

Projektdíj (egyszeri új termékindításhoz) — Hasznos az egyszeri szerszámokhoz/beállításhoz.
Megkövetel: Tételes számlák a harmadik fél költségeinek és az évente ellenőrzési díjakhoz való jog.

Fizetési feltételek: Az osztott kifizetések standard: 30% -os betét, 60% -os egyenleg a PSI utáni szállítás előtt (elfogadástól függően), 10% -os visszatartás 30 napig garanciaként. A kis beszállítók esetében fontolja meg az L/C -t vagy a letétet a felek védelme érdekében.

 

9. Incoterms és logisztikai felelősség (gyakorlati)

 

Határozza meg, ki felelős a felelősségért és a kockázatért egyértelműen:

FOB (gyár) — A vevő ellenőrzi a teherfuvarozás és a biztosítást; Az ügynök segítséget nyújt, de csak akkor engedélyezheti a vásárló nevében árufuvarozást.

CIF / DDP — Az ügynök idézheti a háztól házig, de tartalmazza a teljes bontást; A DDP vámkockázatot jelent az eladó/ügynök számára - csak akkor használja, ha írásban elfogadják ezt a kockázatot.
Követelések kezelése: Kérje meg az ügynököt, hogy az érkezéstől számított 7 napon belül bizonyítékot nyújtson be minden kár/hiány esetén, és szükség esetén kezelje az RMA logisztikáját.

 

10. ESG és megfelelés - Hogyan lehet végrehajthatóvá tenni

 

Ne kezelje az ESG -t marketingként. Tegye KPI-ként és audit-trigger-ként:

Ellenőrizze az ellenőrzési gyakoriságot: Új szállító → 12 hónap; Magas kockázat → 6 hónap.

Ellenőrzési típusok: Társadalmi (SMETA), Környezetvédelmi, Kémiai (Reach/Prop 65 megfelelés).

Kármentesítési ütemterv: A beszállítónak 14 napon belül be kell nyújtania a korrekciós cselekvési tervet (CAP), és 90 napon belül bezárnia kell a fő kérdéseket.

KPI-beépítés: A PO -felfüggesztés és a potenciális szerződéses felmondás kiváltásának elmulasztása.

Záradékpélda (rövid):

“Az ESG-ellenőrzés során felfedezett anyagi nem megfelelőségek, amelyek 90 napon belül nem záródnak le, lehetővé teszik a vevő számára, hogy a megrendeléseket a helyreállításig vagy másutt büntetés nélkül forrásig felfüggesztsék.”

 

11. Vészhelyzeti tervezés - biztonsági másolatok és pufferek

 

Minimális védelmi terv:

Kettős beszerzés — Mindig legyen legalább egy alternatív gyár egy másik városban/régióban.

Biztonsági készlet — Fenntartja a 30–60 napos kritikus SKU -kat (igazítsa az átfutási idő volatilitását).

Sürgősségi po eszkaláció — Határozza meg a gyorsított gyártási díjakat és az átfutási időket.

Biztosítás — A tengeri rakomány és a termék felelőssége adott esetben.

Tartalmazza a “Vészhelyzeti indító” Szerződésben: Pl. Ha az átfutási idő több mint 20% -ot csúszik el két egymást követő POS -nál, akkor a Vevő sürgősségi termelést fordíthat, és levonhatja az ésszerű költségeket a szállítóból/ügynöktől.

 

12. Esettanulmányok - Anonimizált, tanulságos

A eset - A magas hibaarány rögzítése SLA -kkal

Probléma: Egy közepes méretű márka 4% -kal nézett ki az új formatervezés hibájával.

Akció: Cserélve a homályos ügynöki megállapodást az explicit SLA -val: PSI AQLS szigorított, FAI szükséges, heti gyártási képek, károsodás a késői szállításhoz. Az ügynöknek két kudarc után finanszíroznia kellett a harmadik fél újbóli ellenőrzését.

Eredmény (90 nap): A kiszállított hibamennyiség 0,8%-ra esett vissza; A piacra jutás ideje 12 nappal javult, mert kevesebb újraépítés történt. Lecke: Pénz + mérés = viselkedésváltozás.

B eset - IP -veszteség a gyenge záradékokból

Probléma: Egy ügynök hasonló terméket vezetett be egy másik vevőhöz; A márka egy másik régióban értékesített versengő terméket talált.

Ok: Nincs NDA, nincs IP ígéret, nincs tiltás az ügynökök által vezetett értékesítésre.

Következmény: Hónapok hónapjai; A termék visszahívása a költségek és a hírnév károsodása.

Lecke: A Clear IP és a versenytárs nem a jogorvoslati feltételek nem tárgyalhatók a márkatulajdonosok számára.

 

13. Végrehajtási ütemterv (első 90 nap)

0–2. Hét: Dokumentumgyűjtés, referencia -ellenőrzések, minta és FAI terv.
2–4. Hét: Jelentkezzen be a PO Try PO-val az SLA-val, válassza a PSI harmadik fél ellenőrét, a heti jelentési ütem beállítása.
2. hónap: Tekintse át a minőségbiztosítási jelentéseket, állítsa be a KPI -ket, ütemezze az ellenőrzést, ha a kockázati mutatók jelennek meg.
3. hónap: Költözni a multi-po-üdvözletre, végrehajtja az eredménykártya jelentését; Állítsa be a biztonsági mentés beszerzését, ha teljesítmény <kpi.

 

14. Használatra kész függelék (másolás és beillesztés)

A. A hajó előtti ellenőrzés ellenőrzési lista (rövid)

Termék dimenziók és toleranciák (specifikánként).

Funkcionális teszteredmények (Pass/Fail).

A vizuális hibák száma és a fotók.

Csomagolás integritás és címkézés (vonalkód, származási ország).

Mennyiségellenőrzés VS csomagolási lista.

A kritikus paraméterek mérése (súly, feszültség, varrás szilárdság).

B. A FAI DIMPLIF-OFF sablonmintája (egy bekezdés)

“A Vevő megerősíti az első cikkminta elfogadását (REF: [minta azonosító]) ​​a [dátum] -on. A termelés akkor folytatódhat, ha a vevői kiadások írásbeli FAI -elfogadás. A FAI-tól való bármilyen eltéréshez újbóli jóváhagyást igényel.”

C. Gyors KPI eredménykártya mezők

PO szám | Tétel | Tervezze meg a hajó dátumát | A tényleges hajó dátuma | Napok késve | PSI hibák | Intézkedés | Pontszám

 

15. Eszközök és harmadik fél szolgáltatásai (rövid lista)

 

Harmadik fél ellenőrzése: SGS, Bureau Veritas, Intertek (vagy helyi akkreditált szolgáltató).

Ellenőrzési keretek: SMETA, SA8000, ISO 14001 környezetvédelmi rendszerekhez.

Szerződés és vita: Helyi kereskedelmi tanácsadó Hongkongban / Szingapúrban + választottbírósági záradék.

PO/ERP integráció: Gondoskodjon arról, hogy a rendelés és a fogadás nyilvántartása szinkronizálja az ellenőrzési eredményeket.

 

16. GYIK 

Hogyan dönthetek a jutalékmodell és az ügynök rögzített díja között?
Használja a jutalékot az egyszerű vétel-és hold árucikkekhez; Használjon rögzített díjat, ha programkezelésre, jelentéstételre és kiszámítható költségszabályozásra van szüksége.

 

Meg tudja-e végezni az ügynököm minden ellenőrzést, vagy ragaszkodnom kell a harmadik fél ellenőrzőihez?
Az ügynökök rutinszerű ellenőrzéseket végezhetnek, de független PSI-t igényelhetnek a magas kockázatú termékekhez vagy a kulcsfontosságú futamokhoz a konfliktusok eltávolításához.

 

Mi a megfelelő visszatartási százalék a hibák elleni védelem érdekében?
Az 5–10% -os visszatartás 30–90 napig gyakori; Kalibráljon a termékkockázat és a cash flow valósággal.

 

Minden évben minden gyárat kell ellenőriznem?
Nem. Alacsony kockázat = 12–24 hónap.

 

Milyen mintát kell használnom kis tételekhez (<500 db)?
Kis tételekhez használjon 10–20% -os mintavételt 0 toleranciával a kritikus hibákhoz, és a fő AQL -t legfeljebb 2,5 -nél magasabb.

 

Hogyan védhetem meg az IP -t, amikor az ügynök azt állítja, hogy „meg kell mutatni a terméket a beszállítóknak”?
Használjon kétlépcsős nyilvánosságra hozatalt: Kezdetben a nem kritikus műszaki adatok mutatása; Aláírja az NDA -kat, és megköveteli a beszállítóktól, hogy az idézés után visszatérjenek vagy elpusztítsák a Design Docs -t.

 

Ha az ügynök olcsóbb alkatrészeket fordít, de a minőség csökken, ki fizet?
Ha az ügynök jóváhagyás nélkül helyettesítette az alkatrészeket, akkor azok felelősek. Írásbeli jóváhagyást igényel minden helyettesítéshez.

 

Mi az ésszerű eszkalációs út az ismételt kudarcokhoz?

Azonnali sapka a szállítótól 48 órán belül; 2) harmadik fél-ellenőrzés, ha nem oldott; 3) Pénzügyi szankciók vagy szerződéses felmondás, ha a metrikák két ciklus után nem teljesülnek.

 

Szükségem van az ágensekre, hogy a mintákat a fájlban tartsák? Meddig?
Igen. A szállítás után legalább 6 hónapig tartsa meg a főmintákat; A szabályozott tételek esetében tartsa meg a törvényi időszakokat (ellenőrizze a helyi törvényeket).

 

Mikor ésszerű az átváltás a beszerző ügynökről a közvetlen gyári kapcsolatokra?
Mozgassa, amikor a megrendelési kötetek igazolják a dedikált beszerzést, a közvetlen ellenőrzéseket, és kezelhetik a beszállítói kapcsolatokat helyi időzónákban vagy házon belüli csapaton keresztül.